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Listas de Tareas – Algunas Aplicaciones de Productividad

AWaldraff

Este problema lo trajeron Stephen Covey con sus “7 Hábitos de la Gente Efectiva” y David Allen con su metodología de GTD (Getting Things Done). Gracias a ellos un número muy grande de personas quieren ser mas eficientes cada día. Han aparecido cientos de aplicaciones que claman ser las mas efectivas para ser mas eficientes, creando toda una industria alrededor de la eficiencia. Y desde luego la búsqueda de la mejor aplicación de productividad se convirtió en una obsesión. Gurús de la productividad, como Gina Trapani, fundadora de Lifehacker, han empezado a usar un termino al respecto: “Productivity Porn”

Siendo sincero, yo también he caído en esa obsesión, dejando de manera contraproductiva, la productividad de lado, mientras busco una nueva mejor aplicación que se acomode a mi forma de trabajar. Desde luego, ya he hablado de mi aplicación favorita, Evernote, aplicación que claramente permite hacer listas, priorizarlas y con un poco de trabajo se puede adaptar perfectamente a los preceptos del GTD.

Pero la flexibilidad de evernote es también la razón para no usarla como repositorio de tareas. En los últimos años he usado al menos 5 aplicaciones de tareas y creo que finalmente creo que he encontrado dos que se acomodan muy bien a mis necesidades: Apple Reminders y Asana. 

Reminders tiene la gran ventaja de estar muy bien integrada con el ecosistema Apple, especialmente con iCloud, lo que permite mantener todos los dispositivos al día y todo funcionando de manera sincronizada. La posibilidad de hacer geofencing, es decir que sea posible recibir un recordatorio al llegar o salir de un lugar es definitivamente un killer feature. Desgraciadamente el sistema de Apple aun no ha sido programado con el sistema de direcciones colombiano, lo que hace que algunas veces sea complejo parametrizar el geofencing, pues la única manera que he encontrado para hacerlo funcionar correctamente es ingresar las coordenadas cartesianas del lugar donde necesito el recordatorio. El otro killer feature que recién descubrí es la posibilidad de compartir listas de tareas con otras personas, por ejemplo mi esposa, a quien ahora puedo recordarle que pase por el supermercado y compre la cerveza al salir de su oficina! El truco es que la lista compartida hay que configurarla en la aplicación de calendarios de iCloud en la web.

Reminders no se presta, sin embargo, muy bien para entornos profesionales. No hay manera de hacer seguimiento a tareas u organizarlas de acuerdo a proyectos. Para esto uso Asana. Asana es una aplicación relativamente nueva, que recientemente recibió 28 millones de dólares en capital, para mejorar aun mas su aplicativo. Se trata de una aplicación muy simple, completamente basada en la red, que permite hacer varias listas de tareas y atarlas de paso a equipos de trabajo y a proyectos mas grandes. Destaca especialmente por su sencillez. El killer feature desde luego es poder hacer seguimiento a equipos de trabajo completos y agrupar las tareas debajo de un proyecto mayor. Mi favorito definitivamente es un correo que recibo cada mañana recordándome cuales son mis tareas del día.  

Previo a usar Asana y Reminders, use Remember The Milk y Toodledo, dos aplicaciones muy ricas en features, pero que a mi parecer no manejan correctamente el geofencing ni los aspectos colaborativos necesarios en un ambiente de trabajo.  De hecho, pareciera que ambas aplicaciones han sido abandonadas por sus desarrolladores, pues no reciben actualización hace ya algún tiempo.