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Como encontré 5Gb extras de almacenamiento en mi computador usando Google Apps y Scripts

AWaldraff

techcetera - posts - imagenes - google scripts

Como recordarán he venido tratando de minimizar el almacenamiento de información en mis dispositivos con el objetivo de mantener la mayor cantidad de información guardada en la nube y fuera de mi dispositivo. Analizando el disco duro de mi laptop con DaisyDisk, descubrí que uno de los mayores consumidores de espacio en mi disco duro es el correo electrónico. Mi correo electrónico ya se encuentra en la nube, pues soy un feliz usuario de Gmail, pero uso el cliente de correo de Apple, que mejora bastante la usabilidad, gracias a su integración con el sistema operativo. El problema es que el cliente de correo estaba bajando y guardando localmente copias de todos los correos que me han llegado desde el año de 1994 y que no he borrado en la fuente. Así que me dí a la tarea de pensar en una manera de minimizar este consumo de almacenamiento en mi dispositivo.

Se también que algunos usuarios no lo conocen, o de repente piensan que es demasiado complicado, pero Google ofrece una suite de colaboración, con servicios muy similares a los que ofrece Microsoft Office, pero ofrecidos sin costo y desde la nube. Siempre se ha dicho que esta suite se encuentra algo retrasada en sus características con respecto al paquete de Microsoft, pero la realidad es que para el usuario común (y el no tan común en realidad) es una alternativa viable y económica, que ofrece un servicio espectacular. Es posible trabajar a dos manos sobre un mismo documento de manera concurrente (al mismo tiempo). Es decir 2 o mas personas pueden editar el mismo documento al mismo tiempo.

Mi caso de uso no es muy complejo, en realidad en mi computador, localmente, solo necesito tener conversaciones relativamente recientes. Definí que solo quería tener los últimos 60 días de correos recibidos (o enviados) en mi computador, y que lo demás debería residir en la nube, donde lo puedo consultar en el eventual caso que lo necesite. El problema reside en como lograr que Google y Apple Mail solo sincronicen algunos emails y no todos. No es un problema simple, pero tiene solución. El primer paso era asegurarse que mi cliente de correo solo sincronizara un fólder y no todo el correo, en este caso la bandeja de Inbox. Si usa el protocolo IMAP (y no encuentro una sola razón para no hacerlo), este paso es simple, pues Gmail permite configurar de manera muy simple, cuáles fólderes se sincronizaran con su computador.

gmail settings  

El segundo paso era algo mas complejo, pues necesitaba que el sistema periódicamente revisara mi bandeja de entrada y moviera aquellas conversación de mas de 60 días al archivo. Investigando como solucionar este problema, encontré a Google Scripts. Google Scripts es el lenguaje de programación para las aplicaciones de Google en la nube. Es el equivalente a las macros que permiten automatizar las aplicaciones en la suite de Office. Claramente no se trata de un producto para la gran mayoría, pero esa inmensa minoría de usuarios algo sofisticados, pueden encontrar en Google Scripts, una razón mas para salir de Microsoft Office y moverse a la nube. El lenguaje es radicalmente diferente al de las macros de Office (Office usa Visual Basic, Google usa Javascript), pero la funcionalidad es similar. Con algo de ayuda de internet logre construir un macro muy simple que revisa diariamente en la madrugada mi bandeja de correo y mueve los mensajes de mas de 60 días al archivo de Gmail. 

script example

Algo mas de investigación me permitió enterarme además que scripts no solo aplica para Gmail, sino que también sirve para las hojas de calculo, los documentos del procesador de palabra, las presentaciones y en general cualquiera de las aplicaciones de Google Apps. Claramente no será este el primer producto en su lista de uso, pero siempre es bueno saber, que existe esta flexibilidad y que con un poco de conocimiento técnico es posible automatizar algunas tareas comunes y dispendiosas de su rutina diaria.