Gracias a su flexibilidad y capacidad, Excel se convirtió en el repositorio de información mas importante del mundo empresarial. Su empresa seguro es un poco como la mía. Todo lo que ud. necesite se encuentra (in)convenientemente guardado en una hoja de excel. Durante casi 20 años de carrera profesional, lo he visto todo en Excel. He visto y arreglado los temidos spaghetti spreadsheets, hojas de calculo heredadas y cuyas fórmulas han sido ajustadas manualmente por varias generaciones de empleados y con toda certeza han causado errores en decisiones y millones en pérdidas por décadas en su empresa. También he visto las aún mas desesperantes tablas, donde personajes, especialmente los vendedores tienen esta tendencia, han documentado cálculos, escribiendo números directamente sobre las celdas, sin usar fórmulas, como si se tratara de una hoja de papel virtual.
Uno de los momentos preferidos de todo usuario de Excel es cuando Microsoft “actualiza” el programa. Voy a contarles un secreto a voces, Microsoft no ha actualizado Excel en varias décadas. Cada tantos años lanza una nueva versión en la cual toma el mismo programa pero pone los comandos en un menú diferente de manera que ud. como usuario encuentre algunos comandos que jamas notó y que se sienta molesto y agobiado tratando de encontrar los que siempre ha usado en algún otro menú donde el product manager de Microsoft pensó que podía ponerlos. Desde luego la otra “mejora” favorita de cada nueva versión es que las hojas de calculo que haga con su nuevo Excel no serán compatibles con los Excel de los demás compañeros de trabajo, de manera que ud. tenga que desesperar a IT para que todos se pasen a su versión de Excel y Microsoft adelante la venta de unas cuantas licencias mas.
Siempre me he considerado un “power user” de Excel. Hace unos diez años, por pura necesidad compré los libros de Mr. Spreadsheet (John Walkenbach) y me enseñé a mi mismo cómo programar las herramientas de Microsoft Office usando Visual Basic. Era divertido ver a mis compañeros y superiores observar con sorpresa como mis hojas de calculo se movían solas y realizaban en segundos las tareas repetitivas que a ellos les podían tomar horas completar. Como analista financiero adoraba Excel, no había tarea que no pudiera realizar sobre esta plataforma. Pero la flexibilidad de Excel como plataforma numérica, es tanto su fortaleza como es su debilidad. Excel es inseguro, es incómodo y sobre todo es peligroso, nunca sabes cuando vas a recibir ese temible error, de “Esta hoja de Excel contiene un error y no puede ser abierta”. Aún hoy en la mayoría de las empresas se llevan algunos procesos críticos mediante Excel. Presupuestos, reportes, bases de datos, llevan años (si no décadas) montados sobre hojas de Excel. Nadie tiene control sobre la información que viaja por correo electrónico de un lado al otro causando riesgos e ineficiencias administrativas absurdas.
Hace un par de meses, dos famosos economistas, Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff, cuyos estudios han sido usados por muchos países como soporte para tomar medidas de austeridad fiscal en tiempos de crisis, tuvieron que anunciar públicamente que sus conclusiones debían ser miradas con un poco de cuidado, pues se había descubierto un error en la hoja de Excel que habían usado para sus cálculos. Háblenle de esto a un desempleado griego o español. Fue que se olvidaron de incluir unas cuantas filas en una suma. ¡Ooops! Aún recuerdo con horror, en los procesos de consolidación y aprobación presupuestal de Siebel Systems, Inc, cuando el CEO nos solicitaba el ajuste de un pequeño dato y luego un equipo de diez personas abriendo, recalculando, y cerrando en un orden específico cientos de hojas de cálculo, y enviando los resultados con la angustia de no saber si todo se había ajustado y actualizado correctamente.
En el mundo de la actual tecnología empresarial, Excel hoy solo hace sentido para ciertos cálculos de análisis ad-hoc puntuales y como medio de preparación de pequeñas tablas y cálculo. Para ejercicios que requieren consolidación como presupuestos y proyecciones, están los cubos multidimensionales, que es la manera correcta de analizar y consolidar numeros de una manera segura, precisa y colaborativa. Las hojas de Excel tampoco son lugares apropiados como repositorios de bases de datos. Conectores (API) a aplicaciones especializadas, como el CRM o ERP, pueden ser condicionadas para su uso, desde una fuente común y única y siempre actualizada para el análisis y creación de reportes. Otro uso preferido de Excel son los formatos. Formatos para reportar gastos, formatos para reportar viajes, formatos que se guardan por la eternidad en los discos duros de los computadores de quienes los reciben y los abren para luego digitar la información en una base de datos no tienen ningun sentido en Excel. La tecnología web es tan simple hoy, que cualquiera con 15 minutos de entrenamiento puede crear un formato en HTML y conectarlo directamente al repositorio de datos correcto. Si en su oficina aun hay formatos de Excel están casi 20 años atrás en tecnología.
Excel no está muerto, pero esta sobredimensionado y ese es su gran peligro, pues los empleados siguen pensando que es el lugar correcto para hacer cosas que no deberían hacerse allí. Yo por mi parte estoy tratando de decirle adiós a este amigo fiel, que siempre estará cerca, pero que cada vez tiene menos razón de uso en mi computador.
