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2 funcionalidades de iWork que seguro no conoce

En los últimos días he visto una cantidad importante de usuarios de algunos foros relacionados con Apple que sigo que piden ayuda de cómo instalar Office en sus máquinas. Y es que parece que es poca la gente que sabe que macOS ya incluye una suite de productividad gratuita, compatible con Office, que ofrece varias funcionalidades igual o mejores que lo ofrecido por Microsoft.  

 

Y aunque sé que en algunos casos es necesario utilizar Word, Excel o PowerPoint también se que es posible sobrevivir sin ellos y que para la gran mayoría de las personas programas como Pages, Numbers y Keynote o una suite como la de Google Apps es más que suficiente. Sólo mire a los más jóvenes y verá ninguno usa Office.

 

Hay 2 funcionalidades de iWork que me encantan y que creo pocas personas usan (pero que les haría la vida más fácil). 

 

1 – Explorar todas las versiones anteriores de un documento

Imagínese un caso en el que quiere recuperar algo -un texto, imagen, tabla, gráfica- que tuvo en su documento (puede ser de Pages, Numbers o Keynote) en algún momento pero que eliminó y ya no tiene. Piense una presentación a la que le ha hecho cambios, por ejemplo, pero en la que recuerda que hace 1 mes tenía un slide que quiere recuperar. 

 

En iWork lo puede hacer seleccionando la opción de Explorar todas las versiones (Archivo > Restaurar a > Explorar todas las versiones)

Cómo ver las versiones anteriores de un documento en Pages

 

El sistema abrirá la misma interfaz de Time Machine y le mostrará a la izquierda su versión actual del documento y a la derecha todas las versiones anteriores que tiene almacenadas. 

 

Así se ve la interfaz de Versiones Anteriores en Keynote

 

Seleccione aquella que quiere explorar y revísela. Puede restaurarla por completo o puede tomar elementos de esta y copiarlos o pasarlos a la versión que está manejando en la actualidad. 

 

Es una funcionalidad super poderosa (créame! Me ha sacado de más de un problema) y que pocas conocen. 

 

2 – Colaborar en línea

La otra es una funcionalidad que ya existe en Google Apps y en Office pero que, de nuevo, me sorprende que no se use más. Es la opción de no tener que enviar copias de los archivos a los miembros del equipo y que cada uno tenga (y trabaje en) sus propias versiones sino una en la que todos trabajan en el mismo documento, incluso de manera simultánea. 

 

2 (o más) personas pueden trabajar simultáneamente en un mismo documento de Pages, Numbers o Keynote

 

Es súper útil. Ahorra tiempo, ahorra espacio de almacenamiento, elimina esas convenciones de documento_final_finalisimo_comentarios_no_borra que son tan comunes en las oficinas y que ahora con el trabajo híbrido se han vuelto tan comunes y permite a los equipos trabajar de forma colaborativa y eficiente.  

 

Para compartir el documento sólo hay que presionar el ícono de Compartir, seleccionar por dónde quiere notificar a la(s) otra(s) persona(s) y qué tipo de permisos quiere otorgarle.

 

La suite de iWork y sus componentes (Pages, Numbers y Keynote) está disponible en macOS, iPadOS, iOS y en la nube vía iCloud.com.

 

¿Tiene usted alguna funcionalidad de iWork que sea poco conocida pero que para usted es indispensable? Cuéntenos!

Samir Estefan

Economista de la Universidad de los Andes, MBA de Thunderbird School de Global Management. Consultor Empresarial en temas de Transformación Digital y Software Asset Management. Conferencista Internacional especializado en temas asociados con Tecnología, Disrupción Digital, Ciudadanía Digital, Democratización Tecnológica y la 4ta Revolución Industrial. Co-fundador de Softimiza.Co y TECHcetera.Co, Inversionista Angel, Mentor de startups de base tecnológica Más info en: www.SamirEstefan.com