En todas las empresas en donde he trabajado como empleado, el acceso a internet está restringido para ciertos websites o servicios. La idea de restringir, supongo, tiene que ver con mantener la productividad de los empleados. Los jefes presumen que si las redes sociales están abiertas, la gente dejará de trabajar.
Desde mi perspectiva, esta proposición es absurda. La realidad es que la gente ya tiene en sus celulares una conexión abierta y permanente con las redes sociales. Es decir que la pérdida de productividad, si es que existe, ya está factorizada dentro del desempeño actual. Quedaría el argumento de la seguridad de la información, para el cual aplica el mismo precepto anterior. Con la conexión alterna y personal, ya es posible para los empleados mover la información a repositorios privados. Hecha la regla, hecha la trampa.
Restringir produce innovación
En muchas conversaciones sobre innovación escucho invitaciones a pensar “por fuera de la caja”. Prefiero el efecto contrario. Quiero que pensemos “dentro de la caja”. Pocas cosas hacen fluir los jugos innovadores como las restricciones. Debe ser un asunto de la naturaleza humana, pero lo cierto es que somos mas innovadores y creativos cuando estamos “contra la pared”.
En una firma consultora donde trabajé hace algunos años había fuertes restricciones al uso de USBs y medios de almacenamiento externo. La restricción se había impuesto como control a una posible fuga de información. Al mismo tiempo había una red de colaboración interna, todo un departamento de IT alterno, que ya había resuelto como rodear la restricción. Así, el propósito de prohibir las USB había perdido todo su sentido. Era una molestia, no un obstáculo.
Innovación, pero de la buena
El problema de restringir, es que dificulta la vida de quienes no pretenden hacer daños. Quienes tienen como propósito hacer el mal, siempre estuvieron sujetos a esa y otras restricciones y es muy posible que ya la tengan solucionada. Luego la prohibición, en la realidad, no tiene el efecto esperado.
Bajo esa premisa, el efecto principal de restringir el acceso libre a internet en una empresa es exactamente el contrario al esperado. La restricción afecta la productividad porque dificulta las tareas de las personas, o en el mejor de los casos, los obliga a dedicar tiempo para pasar alrededor de la restricción.
Restringir de manera inteligente
El agua corre por el camino en donde encuentra la menor resistencia. Algo similar sucede en las empresas. Si los sistemas y recursos que se proveen fueran fáciles de usar y resolvieran la problemática del empleado, posiblemente no habría necesidad de restringir en primera instancia. Para mantener la productividad, y posiblemente la seguridad, sin restringir, una solución posible es buscar herramientas que minimicen la fricción frente a la productividad.
La idea es que la tecnología sea lo más transparente posible de forma que los empleados no se vean obligados a rodearla. Analicemos el ejemplo del uso de herramientas de almacenamiento en la nube. Si permite que los empleados usen DropBox, OneDrive o Box, configurándolo de la manera correcta, posiblemente ellos no tratarán de compartir archivos via email, o peor, via USB. Usarán la herramienta de la forma adecuada. Dando acceso al archivo a quien necesita tener acceso. De esta manera la organización adopta una práctica que termina facilitando a las areas de seguridad informática la tarea de mantener el control de la información.
Cuando prohibir?
No quiero dejar la idea de que hay que abrir todo y permitir que reine la anarquía. Obviamente que algunas restricciones son apropiadas. El secreto está en tener las instancias de gobierno adecuadas. Por ejemplo, si quiere que la información esté segura, déjelo claro desde el gobierno de la información. Quienes deban tener acceso a una serie de datos no deben esforzarse para conseguirlo, simplemente lo tienen por defecto. Quienes, por alguna circunstancia posteriormente necesiten acceso a esa información, y no la tengan, hacen un llamado a las instancias del gobierno de datos y este decide si hay que cambiar la política.
Los procesos de control que buscan prohibir, son una fuente inagotable de ineficiencia. En algunas organizaciones, como en el Banco Agrario de Colombia donde trabajé hasta hace poco tiempo, pueden llegar a tener un costo significativo. Por ejemplo, en el Banco, el mantenimiento de los procesos de control requiere de cientos de personas y produce un volumen de requerimientos que recarga de trabajo no productivo a la organización.
En conclusión, es importante entender que restringir no necesariamente tiene el efecto esperado. Es mucho mas importante gobernar correctamente buscando siempre eliminar la fricción para el cliente interno. En ultimas, como decían los abuelos, el cliente es el que siempre tiene la razón.
