El Mundial no es el culpable de la caída en la eficiencia de su empresa

Es época del Mundial de Fútbol. La productividad en las empresas está en su momento mas bajo de los últimos cuatro años. Todo el mundo está pendiente de lo que sucede en los partidos. Incluso habrá notado, que en TECHcetera estamos publicando menos artículos por estos días. Ayer, por ejemplo, jugó Colombia en el Mundial de Fútbol. Esto significó que al mediodía, y por 2 horas, el país estuvo completamente paralizado. No se produjo nada diferente a gritos y abrazos durante esas dos horas. Son posiblemente las 2 horas mas productivas del año en su empresa. No hay nada que ud. como empresario pudo hacer al respecto. La única salida es considerar este tiempo muerto, una inactiva de clima laboral, aceptar la situación y facilitarle a sus empleados ver el juego. Cualquier otra medida que tome será engañarse con mentiras. Así como sus empleados son capaces de encontrar mejores herramientas que las que ud. les provee para su trabajo, ellos encontrarán la manera de ver el partido mientras ud. cree que están trabajando.

Leyendo artículos sobre productividad empresarial, me encontré recientemente con un estudio realizado por Career Builder, una consultora de recursos humanos, que evaluó los 10 principales factores que reducen la productividad en las empresas. Sorpresivamente, la tecnología parece ser el mayor culpable. Veamos la lista:

Chats o conversaciones en línea

Chismes/conversaciones en persona

Internet

Redes sociales

Comer/fumar

Ruido excesivo en la oficina

Reuniones innecesarias

Correo electrónico

Compañeros que interrumpen el trabajo

Compañeros que ponen conversaciones en altavoz al hablar por teléfono

Es claro que la solución al problema de la productividad está muy lejos del control y la prohibición del uso de tecnología. Puede tener la seguridad de que sus empleados encontrarán la manera de instalar y poner a funcionar la tecbnología prohibida sin su permiso. Por el contrario, la solución podría estar en el efecto contrario, instalando y permitiendo el uso de la tecnología apropiada para su negocio.

Releyendo la lista de ”sifones de la productividad” que publicó Career Builder, encuentro que la gran mayoría convergen hacia problemas con la comunicación empresarial. Aunque los empleados estén continuamente conectados, y tengan varios puntos de comunicación, no están encontrando el espacio ideal para sus conversaciones. En su búsqueda de espacios de conversación, programan reuniones innecesarias, se involucran en conversaciones interminables por medios asincrónicos como el email, es decir, se desenganchan completamente de la productividad.

No hay un espacio mas dinámico en el mundo de la tecnología es el de la productividad. Las propuestas de valor de la mayoría de fabricantes se concentran en las mejoras que sus productos ofrecen en términos de productividad. Hace un par de días hablaba del uso equivocado de Excel y Word como herramientas de automatización empresarial.

En el mercado hay cientos, si no miles, de aplicaciones que le ayudan a las personas a priorizar y administrar la gestión de sus tareas. Sorprendentemente muy pocas de estas herramientas se adoptan en el mundo empresarial. Algunas, como Asana, por mencionar solo la líder del mercado, son extraordinarias. Es curioso que las empresas se preocupen mas por el diseño los flujos de trabajo, que por el seguimiento a los mismos. Todos los jefes delegan tareas en sus empleados.

¿Cómo hacen el seguimiento? ¡A mano!”

Desde mi punto vista, la mayor pérdida de tiempo sucede en ese tiempo muerto que sucede mientras una persona espera recibir una información para poder actuar sobre ella. Es el problema de la asincronía de la información. Los procesos están diseñados para que sean completados de forma serial. Esto se debe al diseño organizacional, pero sobre todo a los silos de información. Hoy en día tenemos herramientas que permiten romper este paradigma. Por ejemplo, en una de esas raras ocasiones en las que en efecto hay que producir un documento, es preferible usar herramientas que funcionen de manera colaborativa. Con Google Docs, dos o mas personas pueden editar o consultar en tiempo real y al mismo tiempo un documento. No es necesario esperar a que el colega lo termine y lo envíe para revisión o edición, de paso creando varias versiones que necesitan ser controladas.

”¡Toma ese golpe en el hígado, normas de calidad ISO 9001!”

No obstante, en la mayoría de las ocasiones, el problema es diferente. La información simplemente no está en el lugar apropiado. Sus empleados pierden mucho tiempo reprocesando información para ponerla en el lugar correcto. Sucede especialmente cuando se usa Excel o Word, como formatos de recolección de datos, existiendo mejores herramientas para estas tareas.

”¡Lléneme este formatico!”

Por ejemplo, si necesita controlar una fuerza de ventas podría usar PipeDrive, Salesforce o Zoho CRM. Para comunicarse, herramientas como Yammer o Jive ofrecen soluciones que significan mejoras sustanciales en productividad sobre el correo electrónico. Incluso soluciones tan simples como un sistema de mensajería instantánea empresarial, son mas apropiados para muchos de los usos que se le da al correo electrónico. Una de mis soluciones empresariales preferidas es la versión empresarial de Evernote. No es muy diferente al Evernote que hemos probado hasta la saciedad. Evernote Business agrega herramientas colaborativas a un repositorio digital de información, para evitar que su información se quede volando entre papeles y archivadores. ¿Cuánto tiempo pierden sus empleados mientras localizan la información que necesitan?

“Ya le consigo el dato, lo anoté en un cuaderno que creo que tengo en mi escritorio”

Y hablando de localizar información, ¿por qué no implementar carpetas compartidas como repositorio de esos pocos archivos de Excel, Word o Powerpoint que necesita? Estoy seguro que ha escuchado empleados decir que no pueden completar una tarea a tiempo porque uno de esos archivos está bloqueado en un dispositivo que se dañó u olvidó en casa.

¿Alguien tiene la clave del computador de Carlos?

Sus empleados deberían usar repositorios en la nube, como Dropbox, o Box.com cuyo acceso se puede administrar centralmente (no desde IT sino desde el equipo de colaboradores). Las ventajas en productividad exceden por mucho los peligros de seguridad de la información, y, como dije antes, sus empleados ya lo están usando aunque ud. no lo permita.

Así que no le eche la culpa al Mundial por la caída de la productividad en su oficina. Si provee de las herramientas apropiadas a sus empleados, serán tan productivos que detenerse a ver el juego no tendrá una efecto tan radical en sus indicadores de eficiencia empresarial.