Tome notas como un profesional

A pesar de lo que digamos algunos aficionados a la tecnología, un reciente estudio publicado por Daniel Oppenheimer y Pam Mueller, profesores de psicología de las universidades UCLA y Princeton, respectivamente, concluyó que a la hora de tomar notas, el lápiz y el papel son mucho mas efectivos que el software.

La razón pareciera estar arraigada en la velocidad con la que podemos transcribir la información. Es un hecho demostrado que hay mayor retentiva en el análisis que en la transcripción. El teclado, construido para la eficiencia, ofrece una mayor capacidad de capturar información. Pero el manuscrito, más lento, obliga a una mayor selección y por ende al análisis de la información que llega a la persona.

Así las cosas, el medio ideal para tomar notas es claramente una libreta y un lápiz. No obstante, leyendo a los grandes expertos de la productividad, como Stephen Covey y David Allen, encuentro que dicen que tomar notas es solo uno de los pasos para ser mas eficientes y productivos. Cuando trabajé en PwC, tuve un jefe, uno de los socios, que tomaba notas manuscritas de cada reunión y conversación que sostenía. Uno podría pensar que este exitoso ejecutivo era extremadamente eficiente. Todo lo contrario era increíblemente ineficiente. Su problema, es que tenía tantas reuniones y tal cantidad de notas sueltas, que le era prácticamente imposible recordar nada. Su desdeño por la tecnología, y su desorden, hacían de una conversación con él, un momento siempre improductivo. 15 minutos de nuestro se perdía en la ubicación de la información.

No solo es necesario tomar notas, también es importante tener un sistema de archivo y consulta para cuando esa información se hace nuevamente relevante. Algo que puede suceder de inmediato, o tardarse varios años en suceder. Es aqui, en donde la tecnología actual se hace indispensable.

Evernote pareciera haber entendido este hecho. Su alianza con Moleskine, una famosa fábrica de libretas de papel para tomar notas, ha creado uno de los sistemas mas eficientes de captura y archivo de información. Ambos, tanto libreta como software, fueron diseñados para optimizar la captura, archivo y posterior consulta de la información. El proceso es simple, el usuario toma notas en su libreta y luego escanea la página con su smartphone. El software se encarga de ”leer” la información y archivarla adecuadamente para facilitar su posterior consulta. Ya he hablado de este método con anterioridad en TECHcetera.

A pesar de las conclusiones del estudio de Mueller y Oppenheimer, hay una verdad inobjetable. El mejor sistema para tomar notas es aquel que esté disponible en el momento en que la información llega a nosotros. En mi caso, y en el de muchas otras personas, encontrar lápiz y papel cuando se necesita, es una tarea mas dispendiosa que encontrar un medio tecnológico como un smartphone. A continuación enumero 5 herramientas tecnológicas que facilitarán si flujo de trabajo, para que nunca mas olvide ningún punto de información importante.

Evernote: Evernote es mi repositorio digital de información. No es necesariamente una aplicación para tomar notas, aunque puede ser usada con ese fin. Las personas que no logran sacarle el jugo a Evernote, generalmente usan la aplicación como un cuaderno virtual. Evernote brilla cuando es usado en combinación con otras aplicaciones, como repositorio virtual de información. Evernote es mas parecido a un archivador inteligente que a un cuaderno digital.. Evernote facilita el almacenamiento inteligente de datos, con el propósito de poder encontrarlos fácilmente cuando los necesite. Por ejemplo, los textos de todos los artículos que he escrito para TECHcetera están guardados allí. Si necesito recordar cuando escribí sobre algún tópico, puedo encontrarlo rápidamente consultando Evernote.

Drafts: Ya he hablado de esta aplicacion en ocasiones anteriores. Drafts ha sido diseñado para convertirse en el medio mas eficiente para la captura inicial de su información. Estará listo para capturar la información más rápido si toma su smartphone y abre Drafts que buscando papel y lápiz. La información capturada por Drafts puede, además, ser enriquecida por medios automatizados y enviada a otras aplicaciones para su archivo. Por ejemplo, en el encabezado de sus notas de una reunion se pueden incluir datos como asistentes, lugar y hora, directamente extraídos de su calendario. Las notas pueden ser transferidas posteriormente a cualquier repositorio de notas, como Evernote.

Writer Pro: No todas las notas que tomamos son cortas y rápidas. A veces son la base para enriquecer un texto mas largo y elaborado. Este artículo, por ejemplo, ha sido escrito a partir de notas capturadas inicialmente con Drafts, y luego redactadas en formato Markdown usando Writer Pro. Posteriormente, desde Writer Pro, las puedo llevar a un procesador de palabra, para su publicación impresa o a una plataforma de publicación electrónica como WordPress, para su publicación virtual. WordPress es la infraestructura subyacente detrás de TECHcetera. Para facilitar la escritura, Writer Pro nos ayuda a recorrer un flujo de trabajo diseñado específicamente para hacer mas productivos a los escritores. Y, en efecto, ¡lo logra!

Penultimate: No todas las notas son necesariamente de texto. En muchas ocasiones queremos enriquecer la información con diagramas hechos a mano alzada. Es aquí donde brilla Penultimate, una aplicación compañera de Evernote, que, en combinación con un stylus, asemeja a tomar notas y hacer dibujos con una libreta de notas y un lápiz. Penultimate usa como repositorio a Evernote, así las notas allí contenidas se pueden combinar luego con textos guardados en Evernote.

Skitch: Con Skitch puedo enriquecer fotografías e imágenes y hacerlas mas explicativas para mis lectores. Puedo poner texto, resaltar datos, o indicar detalles. Las imágenes manipuladas con Skitch también son guardadas directamente en Evernote.

En fin, si, como yo, toma notas continuamente para recordar posteriormente lo que necesita recordar, debe saber que hay muchas ayudas electrónicas y que devolverse a la edad de piedra, porque la tecnología no es lo suyo, no es el método mas apropiado para ser eficiente y productivo.