No tiene que ser McGyver, para lograr que su computador funcione correctamente

Algunas personas tratan a su computador como algunas señoras tratan el carro. Le ponen gasolina, lo encienden y arrancan. El computador, como el carro, es una máquina sofisticada que necesita mantenimiento y cuidado. La gran mayoría de los problemas de su computador posiblemente son causados por descuido del usuario. Si se le pierden archivos, algunos programas no le abren, no se puede conectar a internet, etc…, una rutina simple de mantenimiento semanal (inclusive algunas de las tareas son automatizables) puede solucionar su dolor de cabeza.

1. Backup

No me canso de recordarle a los usuarios que un buen backup garantiza su salud mental. La mayoría no lo hace, pues lo siente como una tarea dispendiosa. Pero hoy, hacer un backup es una tarea transparente. En mi caso, que soy usuario Apple, uso Time Machine. Pero tengo entendido que Windows también tiene una solución de backup embebida en el sistema operativo.

La solución ideal de backup conjuga 2 componentes principales. Un sistema de almacenamiento en red (una NAS preferiblemente) y el gestor de backup (una aplicación como Time Machine). La idea principal del almacenamiento en red es eliminar el paso adicional de tener que conectar un disco a su computador para hacer el backup. Con la NAS, el backup sucede a través de la red de manera transparente.

En mi caso uso un componente adicional. Mi computador tiene una utilidad llamada ControlPlane instalada. ControlPlane usa los datos de una serie de sensores que tiene su computador para establecer ciertas condiciones de uso. Por ejemplo, ControlPlane puede cambiar el destino de los backups de Time Machine dependiendo del lugar donde me encuentro. Así, siempre tengo un backup actualizado en donde me encuentre sin necesidad de ninguna interacción de mi parte.

Una NAS es un dispositivo muy sencillo. La manera mas simple de tenerla es conectar un disco duro USB a su router (uno que sea moderno). Es una razón más para tener su router propio y no el que le da su proveedor de servicio de internet. Solo una última recomendación. Dropbox NO es una solución de backup. Es un repositorio en la nube, que está sincronizado con su computador. Si borra un archivo de su computador, cambien se borrará de la nube. NO lo use como backup.

2. Organizar documentos

De casualidad veo algunas veces la pantalla de otras personas. Y entiendo porque sufren frustración con sus computadores. El desktop es una colcha de archivos en completo desorden. ¿Como se puede ser productivo así? Yo ni siquiera uso el desktop como un repositorio temporal de archivos, tengo un folder creado específicamente con ese fin.

La idea de organizar los archivos es tener una estructura lógica que se adecue a su caso de uso particular. En el mío, uso una estructura de máximo 4 niveles de profundidad. El primer nivel se refiere al contexto, si algo es personal o de la oficina. Los otros tres niveles los asigno llenando los vacíos de esta frase. “Esto es un (espacio) para el proyecto (espacio), relacionado con (espacio).” Miremos un caso práctico. El texto fuente de este artículo quedará guardado de la siguiente manera: ”Esto es un texto para el blog relacionado con Vida Tech”. Pero, por ejemplo, una factura respondería a ”Esta es una factura para la contabilidad relacionada con el proyecto de este cliente”.

Mi estructura está en mora de ser actualizada. Con la llegada de Mavericks, me he propuesto experimentar simplificando aún mas la estructura usando tags en lugar de fólderes. Mantener en orden mis archivos, me permite tener la tranquilidad de que voy a encontrar los archivos cuando los necesite.

3. Archivar documentos antiguos

Esa carta que escribió hace 6 meses y nunca mas volvió a mirar solo ocupa espacio en su disco duro, pero no debería. Yo recomiendo mantener un repositorio externo de documentos como archivo muerto. Uno que pueda consultar cuando lo necesite, pero que no ocupe espacio vital en el sistema de almacenamiento de su computador.

Una NAS funciona perfectamente para este caso de uso. Con un poco de conocimiento puede inclusive hacerla accesible desde el exterior via internet. Pero también puede usar una segunda cuenta de almacenamiento en la nube para este propósito. Es lo que yo hago con Dropbox y Box.com. En el primero mantengo archivos que abierto o modificado en los últimos 3 meses. En el segundo, donde hay mas capacidad de almacenamiento, tengo mi ”archivo muerto” que siempre esta accesible desde cualquier lugar del mundo.

Esta es otra de esas tareas susceptibles de automatización. Cuando llego a casa, ControlPlane conecta automáticamente mi NAS. Y Hazel de inmediato, y sin tener que hacer nada, hace un barrido de todos los archivos en mi computador. Cualquiera que no haya sido abierto en los últimos 3 meses se mueve al archivo automáticamente. Mi NAS se encarga de sincronizar todo con Box posteriormente.

4. Revisar la rutina de inicio

Al encender su computador, una serie de programas se cargan automáticamente. Algunos lo hacen por necesidad y otros por conveniencia. Por ejemplo, Dropbox se lanza automáticamente para su conveniencia, pues no quisiera ud. tener que recordar abrir el sincronizador cada vez. El sistema de notificaciones de su computador, en cambio, si lo hace por necesidad.

El problema es que con el tiempo tenemos la tendencia a instalar y desinstalar aplicaciones. Algunas de estas aplicaciones que no usamos se siguen lanzando desde el inicio, usando valiosos recursos de su sistema. Vale la pena dar una revisión mensual a esa lista y asegurarse que solo las aplicaciones mas críticas son lanzadas automáticamente al inicio.

Una mejor solución es formatear su disco una vez al año y reinstalar las aplicaciones en la medida que las va necesitando. Su backup será critico para esta tarea. Pero le aseguro que se deshará de muchas aplicaciones que nunca usa y por error consideraba críticas. Recientemente, luego de uno de estos ciclos pasé mas de un mes sin darme cuenta que no había instalado Microsoft Office en mi computador.

5. Reiniciar su computador

Conozco muchas personas que jamas apagan su computador. Mantenerlo prendido no tiene nada de malo, mas allá del consumo extra de electricidad. Pero de vez en cuando es buena idea dejarlo hacer un ciclo completo de apagado y encendido.

Algunas aplicaciones de software no optimizan correctamente el uso de recursos del dispositivo. Apagar el computador y prenderlo permite al computador descargar completamente la memoria y limpiar los caches. No se preocupe si no entiende lo que le digo. Tome mi palabra, le aseguro que prender y apagar el computador puede tener un efecto positivo sobre el rendimiento de su computador.