¿Cómo escanear documentos con el ABBYY FineScanner para iOS?

Debido al #COVID19, últimamente hemos tenido bastantes cambios durante el presente año y, por lo mismo, el tele-trabajo ha cobrado una relevancia nunca antes vista para mantener el aislamiento social requerido y, de esta forma, ayudar a disminuir la taza de contagios.

Así las cosas, no sólo por la dificultad de acceder al archivo con documentos físicos que suele permanecer en algún lugar de la oficina, por ayudar al ambiente de manera imperativa al no imprimir más de lo necesario sino, por la necesidad de tener una trazabilidad propia del momento actual, en el cual, la transformación digital no es sólo una moda sino un factor clave para la competitiva a nivel corporativo.

Teniendo lo anterior en cuenta y, dado que los contratiempos y las oportunidades (o problemas, como muchos les llaman) muchas veces aparecen en la situación más inesperada, efectivamente, hace algunos días me encontraba en el hospital con tan sólo mi smartphone y sin la posibilidad acceder a un PC cuando tuve una urgencia que demandaba editar un contrato en PDF para aprobarlo cuanto antes!

Para colmo de males, el dichoso contrato tenía varias páginas y estaba compuesto enteramente por una serie de imágenes, las cuales debía transformar a texto. El proceso era un poco más difícil dado que, la mayoría de los contratos y documentos legales se encuentran impresos en un formato enmarcado en una tabla que tiene una serie de rayas de lado a lado, un encabezado y una serie de sellos (que tienen diversas orientaciones) e insignias en la periferia, que generan ruido en el momento de intentar hacer la conversión de imágenes a texto.

Después de buscar un rato en el AppStore, me encontré con el paquete de ABBYY para iOS que, fuera de hacer la conversión de imagen a texto, permite editar, revisar, proteger, convertir archivos a diferentes formatos pero, tenía un ligero problema: el costo era un poco elevado! Gracias al cielo, después de la experiencia con la versión para PC del ABBYY FineReader 14, la marca se había ganado mi confianza y, además, me habían ofrecido una opción para probarlo.

Costos paquete de ABBYY para iOS

Después de instalar el paquete con el FineScanner AO Pro-PDF Scanner y el Business Card Scanner Pro en el iPhone, ya no había vuelta atrás! Era cuestión de hacer que las cosas funcionaran de cualquier forma, había que convertir el texto del contrato en un documento que me permitiera digerir mejor los contenidos (buscar los puntos claves a nivel de precio, limitaciones y compromisos) de las 8670 palabras del PDF para, una vez validado, proceder a enviarlo firmado digitalmente.

Dicho proceso fue más simple de lo que pensaba, lo primero que hice descargar el contrato y en las opciones de previsualización de iOS elegir el icono de FineScanner. Una vez allí, seleccionar la opción de reconocer el archivo en el idioma adecuado y, posteriormente, lo convertí en un documento de Microsoft Word para poder apoyarme en la opción de búsqueda dentro del texto.

Finalmente, fue cuestión de usar la opción para elaborar la firma digital con el dedo y, proceder a ubicarla en el espacio correspondiente. Como último paso, exportar el archivo nuevamente a PDF y devolverlo por email.

La interfaz de ABBYY FineScanner

El ABBYY FineScanner tiene una interfaz minimalista y fácil de entender, se nota que con el tiempo la compañía la ha depurado bastante para mejorar la usabilidad.

Interfaz del FineScanner

Es fácil ubicarse y encontrar las opciones relevantes:

– Menú de Hamburguesa ? (ubicado en la parte superior izquierda) – En esta parte se encuentran las opciones generales como:

– La descripción de los servicios Premium: como añadirle control protección a los documentos por medio de un password, la posibilidad de escanear las dos páginas de un libro al tiempo, reconocimiento de imagen a texto en 193 idiomas y acceso ilimitado a opciones para escanear y compartir los documentos.

– Las opciones de servicios en nube: entre las cuales se encuentran las más populares como Box, DropBox, Evernote, Google Drive, OneDrive y Yandex.Disk. Inclusive se puede optimizar el proceso para que, automáticamente, envíe los documentos a uno de esos servicios predeterminados, en un formato y tamaño pre-seleccionado.

En el proceso de optimizar el flujo de trabajo, es posible añadir atajos para que Siri haga todo más rápido.

– El uso de TAGS o etiquetas: cuando el flujo de trabajo con documentos digitales es grande, lo mejor es usar etiquetas para organizarlos y/o agruparlos. Sobre todo, para separar los documentos personales de los laborales.

Etiquetas para organizar el trabajo

– FAQ o preguntas frecuentes: un apartado bastante útil cuando uno no sabe dónde encontrar o o cómo hacer algo.

Configuración: En este apartado están condensadas muchas de las opciones previamente nombradas y existen otras extra, como es el caso de editar antes de guardar los documentos, información sobre la cuenta, colaborar para mejorar los servicios de ABBYY, recibir noticias y más!

Opciones de configuración del FineScanner

– Menú de la sección de Documentos (ubicado en la parte superior derecha) – En esta parte se encuentran las opciones generales como:

Seleccionar documentos: por medio de botones de radio es posible seleccionar uno o varios documentos para eliminarlos.

Seleccionar documentos para eliminarlos

Buscar: Aquí es donde las etiquetas y/o el nombre del archivo empieza a volverse relevante en la medida que la colección de documentos guardada crece y la memoria empieza a olvidar ciertas cosas como el nombre exacto o la fecha de creación.

Buscar por documento o etiqueta

– Menú que se despliega al arrastrar un documento o hacer clic en los tres puntos (…) – En esta parte se encuentran las opciones especificas de un archivo como: añadir páginas, revisar las propiedades (nombre, tamaño y etiqueta) o proceder a eliminarlo.

Menú que se despliga al arrastrar un documento

Finalmente, la interfaz tiene un “+” al final que, sirve para acceder al menú de adicionar bien sea un libro, documento o imagen. Dependiendo de la opción seleccionada, aparecerán funciones en la interfaz como por ejemplo: la configuración del inicio y el final del libro con su correspondiente línea divisoria entre páginas, añadir imágenes de la galería, usar el flash y otras.

Interfaz para adicionar o capturar (+)

Las pruebas de ABBYY FineScanner

Al iniciar el proceso decidí ir “a la de Dios”, como muchos usuarios lo hacen! Sin darle una mirada rápida al tutorial de la aplicación, lo cual, me permitió probar: ¿qué tan intuitiva era FineScanner? Los resultados fueron bastante satisfactorios, dado que las funciones indicativas de cada opción eran bastante claras. Prácticamente, cada paso tenía un corta descripción o variables que daban a entender lo que iba pasar al dar clic.

Función indicativa de las opciones disponibles para extraer texto de una imagen

Paso a paso la aplicación va guiando al usuario para que este pueda llevar acabo su cometido o, por lo menos, elija las opciones que más se adaptan a su caso de uso.

Opciones de formato e idiomas para exportar el texto extraído de una imagen

En el momento de escanear múltiples páginas o un libro, es bastante interesante ver como FineScanner va ayudando a mejorar las imágenes que quedan con una geometría o perspectiva extraña y luego las separa por páginas.

El resultado fue interesante, ya que ABBYY FineScanner separó cada página y me dio la opción de editar el texto en los casos que era necesario. En algunos momentos el software erraba al intentar convertir algunos títulos que se encontraban en un lenguaje difícil de reconocer pero, al exportar el resultado a un programa como Microsoft Word, fue fácil realizar las correcciones manualmente.

En el momento de exportar páginas que combinaban textos e imágenes, fue muy útil la opción de exportar a PowerPoint para poder seleccionar cada tipo de elemento y organizarlo mejor.

Ahora bien, una de las fucionalidades que estaban incluidas en el ABBYY FineReader y que extrañé en el FineScanner, fue la opción de poder comparar documentos en distintos formatos y encontrar las diferencias por medio en un proceso automatizado. Pero, entiendo que la app para el PC tiene un enfoque diferente vs la de los dispositivos móviles. La finalidad de esta última es la de ayudar a escanear y actualizar algunas cosas sobre la marcha a manera de un flujo de documentos digital móvil.

Conclusión acerca del ABBYY FineScanner

La experiencia con el ABBYY FineScanner es buena, hasta el momento no he tenido que leer el manual y he podido realizar prácticamente todo lo que he necesitado tanto en la pequeña pantalla del iPhone como en la del iPad (que tiene un mejor tamaño).

Me encanta tener la posibilidad de:

Organizar y clasificar documentos según nombre y/o etiquetas,

Usar AI para mejorar el proceso de conversión,

Guardarlos dentro del App o en la nube para editarlos en otros dispositivos,

Convertir imágenes a textos usando tecnología #OCR en muchos idiomas (193),

Proteger con contraseña los documentos para que, en la media de lo posible, sólo el destinatario pueda leerlos,

Poder re-ordenar, editar y añadir páginas a un documento,

Crear un nuevo documento a partir de uno o varios segmentos de otro,

Dejar comentarios, firmas y hasta bloques de color en los documentos para ocultar algunos textos.

Por lo mismo, si el costo no es un impedimento, ABBYY FineScanner + MSF Office pueden ser el grupo de Apps justo y necesario para editar, añadir, segmentar y organizar documentos en diferentes formatos desde el dispositivos móvil y, posteriormente, compartirlos y/o imprimirlos sin problema alguno.

Y ¿la experiencia con el ABBYY Business Card Reader Pro?

Vale la pena recordar que el paquete de productividad móvil de ABBYY tiene una segunda App llamada Business Card Reader Pro, sobre la cual próximamente estaré publicado todos los pormenores en TECHcetera.co.

ABBYY BCR

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