No escriban email a Francia después de las 6PM

Hoy en las noticias bizarras de la tecnología amanecimos con que el gobierno francés aprobó una ley que prohibe a mas de un millón de empleados leer o responder correos electrónicos después de las 6 de la tarde.

Ni es una ley, ni el acuerdo tampoco aplica a todos los trabajadores franceses

En realidad se trata de una interpretación errónea de algunos medios de comunicación sobre un acuerdo firmado entre dos grandes empleadores de ese país y sus sindicatos. En este acuerdo se especifica la obligación a desconectarse de ciertos contratistas. Se trata de empleados que no están cubiertos bajo la ley de trabajo francesa que reduce las horas laborales a 35 por semana (max 10 al día). Estas personas estaban reclamando el derecho a descansar después de horas laborales.

No es ley en Francia, pero es buena práctica de productividad en todas partes del mundo

Si leen algunos de los cientos de websites dedicados a mejorar la productividad de las personas, se encontrarán con una coincidencia. En todos ellos denuncian el correo electrónico como uno de los mayores enemigos de la productividad.

En todos estos lugares, los gurús de la productividad recomiendan reducir al mínimo la actividad del correo electrónico, y revisarlo solo 2 o 3 veces al día como máximo. Desde luego, suena mucho mas sencillo de lo que en realidad es. Las actividades diarias de muchas empresas depende del funcionamiento del email. Aún recuerdo que cuando trabajé en casa matriz de Siebel Systems, Inc., la compañía se paralizó completamente por dos días, gracias a un virus que obligó a apagar los servidores de correo.

Tecnologías sociales, alternativas al email

La verdad es que ni el email es crítico en el funcionamiento de una empresa, ni es tampoco la mejor manera de comunicarse. Lo que sucede es que llevamos muchos años, décadas, usándolo para comunicarnos.

Una ola de aplicaciones promete quitarle la preponderancia al email como principal herramienta de comunicación empresarial. pensemos en como usan los empleados el correo.

Como herramienta de comunicación instantánea: Si busca una respuesta inmediata a una pregunta sencilla, y el teléfono no es una alternativa, la mejor herramienta es la mensajería instantánea. A manera de anécdota: Recuerdo que en Siebel, hablábamos por IM con la persona que se sentaba en la oficina del lado de la mía, podríamos haber hablado en un tono normal de voz y era suficiente. No, en esta empresa se usaba el IM.

Como medio de comunicación de una sola vía: ¿Cuantas veces le han informado por correo electrónico acerca de una política empresarial? El email no es el medio para esto. Las intranets existen desde hace muchísimo tiempo. Mejor aún si usa herramientas sociales como Yammer o Jive.

Como medio de distribución y colaboración: No, no, no. El email es el principal transmisor de malware en las empresas. El email es el peor de los medios de distribución, puesto que es asincrónico y fomenta la creación de copias instantáneas y descontroladas de la información. Si quiere colaborar, cree un folder compartido, con acceso restringido a los colaboradores. O mejor aún, use herramientas de productividad que permitan la colaboración. En ningún caso debería colaborar enviando archivos por correo electrónico. Tal vez recuerden una historia famosa de Samir, de una empresa en donde una persona de recursos humanos envió la lista de salarios y retenciones de todos los empleados a toda la empresa. Sucedió porque esa persona, sin fijarse hizo reply-to-all a un correo corporativo.

Como medio de socialización: El email corporativo no es el medio correcto para felicitar a otros por su cumpleaños, o anunciar eventos importantes en la vida de la gente. El email es impersonal, no comunica nada bien el estado de ánimo de las personas. Use herramientas personales como Facebook o Twitter. Opte por la mejor de todas las opciones: Camine directamente hasta donde esta la persona y felicítela o brindele su apoyo.

Como medio para compartir notas de reuniones: El email es uno de los peores repositorios de información. El conocimiento se queda atrapado en los servidores, con el peligro de que es muy fácil sacarlo ilegalmente, y es muy divicil encontrarlo. Evernote tiene soluciones empresariales donde puede guardar notas compartidas encontrarlas fácilmente. Microsoft, Dropbox y Box también tienen soluciones en este sentido. Si necesita administrar proyectos, use Podio o Asana.

No, el email no va a desaparecer

El email seguirá siendo una de las principales herramientas de comunicación empresarial. El uso correcto y adecuado de la herramienta es el de permitir el intercambio asincrónico de información. Es decir que el email juega el mismo papel que en otra época jugaba el correo de papel. Pero recuerde que este solo llega a su casa una vez al día. El acuerdo en Francia suena absurdo, pero tiene toda la lógica del mundo. felicito a los empresarios y sindicalistas francés por promover la dolce vita productiva. Si conoce otros usos erróneos o herramientas que hacen de lado al email, déjenos su comentario.