Un flujo de trabajo para eliminar el papel de su vida

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En septiembre del año pasado escribí en esta página acerca de libro Paperless de David Sparks. A manera de recorderis se trata de una guía simple y práctica para digitalizar el papel y convertirlo al mundo digital. Según Sparks, el secreto está en seguir un flujo de trabajo de tres pasos donde se simplifica la captura, se procesa y archiva todo correctamente y finalmente se facilita el uso de esa información cuando se necesita.

Durante los últimos 6 meses he trabajado en implementar poco a poco la estrategia paperless en mi flujo de trabajo. Creo que finalmente he logrado llegar a un punto ideal donde todo esta bajo control y creo que es un buen momento para compartir con ustedes como funciona mi sistema.

Herramientas:

Scanner: Actualmente uso una impresora HP multifuncional, pero creo que en el futuro no muy lejano la voy a cambiar por un scanner especializado que acelere un poco el proceso

Evernote: Ya hemos hablado de Evernote como archivo digital en TECHcetera. Si no está usando esta aplicación se está perdiendo de una de las herramientas mas útiles de la nube. No solo por su capacidad de archivo sino por la flexibilidad que ofrece para capturar, guardar y consultar información. Yo uso la versión premium, pero la versión gratis es igualmente poderosa. Está disponible para casi cualquier plataforma.

Hazel: Esta aplicación es como un conserje para su computador. Mantiene organizados los archivos de acuerdo a reglas simples preestablecidas por el usuario. Funciona unicamente en Mac, en Windows hay un equivalente que se llama Belvedere

Scandrop: Se trata de una aplicación que permite manejar el scanner y enviar los documentos a casi cualquier servicio de almacenamiento en la nube. No conozco un equivalente para Windows.

Flujo de Trabajo:

Antes de caminar por el flujo de trabajo una aclaración práctica. Me decidí por el formato PDF para guardar todos los documentos. Es el estándar de la industria, se puede leer e imprimir en prácticamente cualquier dispositivo y es simple, práctico y seguro.

Captura: Todos los días recojo los recibos y papeles del día anterior, y los paso por el scanner. La tarea de todos los días se vuelve una rutina, pero mas importante aún, no deja que se acumule nada, y la tarea se hace en cuestión de 5 minutos. Mi scanner esta conectado a la red directamente, de manera que es posible escanear desde cualquier computador en casa donde tenga instalado scandrop. Al momento de la captura tomo la decisión de si el documento debe ir a Evernote y guardarse en mi sistema de archivos. El criterio es relativamente simple, si es un recibo, cuenta o documento va a Evernote, si son propuestas, documentos de trabajo, etc.. van al sistema de archivo normal y quedan guardados en un folder que se llama Inbox. Los archivos que llegan de manera digital, vía email, o USB son capturados automáticamente por Hazel y llevados a el mismo folder (Inbox). En Inbox todos los archivos hacen cuarentena, mientras los reviso y defino en donde los voy a poner. Es allí donde elimino la basura. Al igual que con los papeles físicos, no dejo pasar mas de un día sin definir que hacer con el archivo.

Procesamiento: Es un procedimiento sencillo. Lo único que debo hacer es nombrar el archivo, Hazel se encarga del resto. El secreto está en ponerle el nombre apropiado al archivo. Después de varias pruebas (y errores) me decidí por una estructura de empresa – proyecto – tag – nombre del archivo. Desde luego la complejidad depende de mi propia estructura mental. Debo manejar información de 4 empresas diferentes y dentro de cada una de ellas hay proyectos. El tag simplemente me ayuda a separar por tipos de documento (entregable, propuesta, post..). Hazel reconoce ciertos tags (recibo, documento, etc..) y los lleva a Evernote cuando es apropiado, los demas archivos los guarda en un folder (actuales) que está sincronizado con DropBox y contiene únicamente archivos que he abierto en el último mes, o sea en general los archivos que estoy trabajando actualmente.

Archivo: En Evernote los archivos quedan guardados en una estructura similar a la que tengo en el computador; empresa – proyecto y tag. La versión premium de Evernote tiene la capacidad de leer los PDFs, lo cual hace las búsquedas muy simples, en especial cuando estoy buscando algún documento largo. Los archivos que no van a Evernote, y están en DropBox, son revisados diariamente por Hazel, que luego mueve a un repositorio en el servidor aquellos que no han sido modificados en el último mes. Esto mantiene libre el uso de Evernote, pudiendo así usar la versión gratis que en mi caso tiene solo 3 Gb de almacenamiento. Mi servidor automaticamente lleva los documentos archivados a la nube, en Box.com donde tengo 50Gb de almacenamiento gratis. De manera que todo está siempre accesible y disponible desde internet, aunque el servidor de mi casa no esté disponible.

Uso: Localmente en mi laptop únicamente están los archivos guardados en actuales. Desde luego hay una copia en DropBox, lo cual facilita acceder a los archivos desde un móvil o tablet, independientemente de su marca o sistema operativo. Encontrar los archivos es relativamente fácil por la estructura de directorio que esta armada por el nombre de cada archivo. Solo busco la empresa y el proyecto y llego al archivo que busco. Los buscadores como Spotlight y Alfred encuentran rápidamente los archivos por su nombre. Cuando necesito buscar un archivo viejo para trabajar sobre el, simplemente voy al servidor (esta accesible a traves de la nube) y lo hago pasar nuevamente por el workflow, poniéndolo en el Inbox. Desde luego los archivos viejos también están disponibles desde cualquier dispositivo o plataforma, en la nube, a través de Box.com.

Seguridad: Uno de los temas que me obsesionan es la seguridad de toda esta información. Siempre muevo la información a través de conexiones seguras y encriptadas y desde luego que hay una estrategia de backup detrás de todo esto.

Archivo Fisico: No quería dejar pasar la imprtancia de mantener un archivo fisico de todas maneras. En general no boto ningún papel que pueda ser necesario para un reclamo o discusión futura. Algunos deben ser guardados por motivos legales. Después de desgastarme con varios sistemas de archivo, descubrí que los mas fácil y cómodo es hacer carpetas mensuales y dejar allí cada documento. Para encontrarlo después, tengo que hacer una búsqueda en dos pasos. Primero busco su copia digital y desde allí por la fecha de creación del PDF puedo saber en qué carpeta se encuentra el documento original.

Posibles mejoras a mi sistema. La principal está en la captura. Los scanners de las multifuncionales son lentos e incomodos especialmente para recibos. Me gustaría invertir eventualmente en un Fujitsu ScanSnap. Creo que también tengo que seguir afinando los procesos de Hazel, sobre todo en la captura de anexos al email, pues debo procesar mucha basura de allí. No se trata de correos spam, sino de archivos de imágenes anexas que algunas personas usan como firma de su correo. En una próxima entrega intentaré mostrar como hacer una firma HTML, de manera que los correos no vengan con archivos de imágenes anexas.