Paso a paso: Así se firma un documento de manera segura sin usar papel

Ya usted conoce el procedimiento. Alguien le envía un documento para su firma como anexo a un correo. Así que ud. lo imprime, luego lo firma, posteriormente lo escanea y finalmente lo vuelve a enviar como anexo en un correo. El procedimiento toma 5 minutos, si la impresora tiene papel y tinta y el escáner está correctamente configurado en su computador.

Hay una mejor manera, ¡digitalice su firma!

Una solución inicial es firmar un papel en blanco y escanear la imagen de su firma. Puede guardar esa imagen en su computador y pegarla posteriormente en cualquier documento PDF que necesite firmar. Se ahorrará la impresión y el procedimiento de escanear el documento firmada.

Con la aparición de los dispositivos de tecnología touch, el procedimiento es mas fácil y seguro. Prácticamente cualquier manejados de archivos PDF, como Goodreader o PDF Expert permiten hacer anotaciones y dibujos sobre un documento. Así que es perfectamente posible crear su firma digital como una anotación en cada documento.

Quienes usan OS X tienen una opción alternativa. Preview, el programa que permite procesar imágenes tiene un repositorio de firmas embebido. Solo tiene que firmar un papel en blanco y ponerlo al frente de la cámara de su computador. El software reconocerá la firma y la guardará en un repositorio, desde donde la podrá usar cuando así lo requiera.

Ya habíamos escrito sobre estas opciones en anteriores ocasiones

Hay un problema de seguridad

Desde luego, mantener una imagen de su firma, que es posible pegar en cualquier documento, abre la posibilidad de que alguien, use su firma con con mala fe y propósitos obscuros. Una buena práctica para evitar este problema es guardar la imagen de su firma en un archivo protegido con clave.

Si aún así le preocupa el problema de la seguridad de su firma, una recomendación es usar un servicio como DocuSign. Al firmar con DocuSign, el servicio crea un código digital que le deja saber a quien recibe la firma, y desde luego a quien firma, si ésta en efecto pertenece a quien dice firmar. DocuSign acepta documentos en formato PDF, Word y otros. Está disponible en las principales plataformas fijas y móviles del mercado. El servicio básico no tiene costo.

Otra de las ventajas de DocuSign es que permite, por un precio razonable, conseguir la firma segura de cuantas personas necesite ud. que firmen o inicialicen un documento. El software tiene un flujo de trabajo muy sencillo, que facilita mucho el proceso a quien firma. El único problema es que estas firmas pueden no ser válidas legalmente en algunos países. Desde nuestra perspectiva es inclusive mas seguro que el sistema tradicional de papel.