Adapte la tecnología de su oficina a sus necesidades personales

Hace algunos días acepté una posición dentro del equipo ejecutivo de uno de los bancos mas importantes de Colombia. Después de trabajar 3 años interrumpidos en startups y negocios propios, estoy sufriendo un poco de choque cultural. Obviamente, el golpe mas fuerte ha sido acostumbrarme a usar Windows, tras casi 10 años de usar OSX contínuamente. Pero usar Windows no es para nada el tema de este post. Por primera vez en varios años, tengo una asistente personal. Mi asistente es una persona bien preparada y muy capaz. Pero sus anteriores jefes claramente no viven el mundo digital como lo hago yo. Así que mi primera batalla ha sido conquistar el mundo digital de la mano de mi asistente.

Agenda

El banco está montado sobre exchange y eso es una mejora absolutamente increíble respecto a Lotus Notes, la plataforma que usé en otras empresas en el pasado. Exchange me permite compartir, o mejor aún delegar la administración de mi agenda laboral en mi asistente. Así, ella agenda y vamos acomodando reuniones de acuerdo al desarrollo de mi día. Pero el sistema no es perfecto.

El problema mas complejo que enfrento es el manejo de mi agenda personal. Mi esposa, mis hijos, mis padres, hermanos y amigos necesitan también abrir espacio en mi agenda. Por años la he manejado de manera personal usando Google Calendar o iCloud, indistintamente. Por la complejidad de mi agenda laboral, necesito que mi asistente evite usar ciertos bloques de horas que he reservado para actividades personales. Lo que no quiero es que ella pueda ver los detalles de mis actividades personales.

Estudiando un poco el funcionamiento de iCloud encontré que me permite compartir mi agenda, haciéndola pública, pero no es posible hacer que esconda los detalles. Google Calendar si tiene la opción de solo mostrar bloques libres/ocupados, pero por alguna razón no he logrado que funcione. No se si se trata de un bug, o si estoy entendiendo mal la funcionalidad. En cualquier caso, y a pesar de haber marcado que solo quiero compartir la información de ocupado/libre, mi asistente aún puede ver los detalles de mi agenda personal. Hay algo que no me cuadra.

Aún no encuentro la solución perfecta. Debo crear un calendario adicional donde a mano marco los bloques ocupados sin detalles? ¿O será que alguno de los lectores que conozca el tema me puede ayudar a hacer la configuración? Otra opción de solución, es traer mi calendario personal al sistema del banco, algo que definitivamente no me hace feliz.

Documentos

Por motivo de mi trabajo debo preparar con anticipación una multitud de reuniones. Así que mi asistente prepara, muy juiciosa, un folder con todo lo que debo estudiar para preparar mis reuniones. En la medida que aumentan las reuniones a las que asisto, el folder se va engordando, al punto que ya casi no cabe en mi maletín. Mi preferencia personal sería usar un medio digital con todo el paquete, y así llevar conmigo un iPad, únicamente.

El secreto consiste en ponernos de acuerdo con mi asistente, en un formato (PDF preferiblemente) que ambos podamos leer o producir. Pero, ¿cómo me puede hacer llegar los documentos? La peor de todas las soluciones, es que ella me envíe los documentos como adjuntos por correo electrónico. Si lo hacemos así, es cuestión de tiempo para que colapse el almacenamiento de mi correo personal. Yo prefiero la llegada de documentos “por demanda” a mis dispositivos. Mi propuesta actual es crear un repositorio central de documentos, seguro y accesible desde el exterior del banco, en donde ella ponga los paquetes de información y yo los baje a mi dispositivo cuando los necesite. En el iPad puedo usar Goodreader, aplicación que sirve para leer y marcar PDFs, y que ademas automatiza la labor de sincronizar con el repositorio. Desde luego la complejidad es lograr que se abra una puerta desde el exterior para poder hacer la sincronización y lograr mi objetivo.

Notas y actas

Ya he hablado con anterioridad, que mi plataforma preferida como repositorio de información es Evernote. Pero la discusión de convencer al banco de usar una plataforma en la nube es imposible. No obstante, descubrí con alguna agrado que todos tenemos OneNote instalado, aunque solo algunos sepan que existe. Así que he decidido que al menos en mi grupo vamos a usar OneNote como repositorio inteligente para crear conocimiento colectivo.

OneNote difiere de Evernote susceptiblemente. Mientras el segundo es mas un repositorio centralizado e indexable donde puedo encontrar la información que busco rápidamente, el segundo es una aplicación para tomar notas mucho mas robusta. En dispositivos móviles o con pantallas touch es posible hacer anotaciones a mano alzada que ademas pueden visualizadas y compartidas por todos los demás empleados del banco de acuerdo con los permisos que otorguemos como administradores de nuestra información. Estoy apenas probando pero creo que este es un problema solucionado en principio.

Trabajar digitalmente bajo las restricciones de seguridad empresarial es un problema complejo. Tengo la esperanza de que todo empiece a fluir correctamente muy pronto. Mi agenda está colapsada mientras termino de ajustar la tecnología. A mano el asunto no funciona.