Quién Necesita Office? Una Mirada a Google Docs

La semana pasada comenzamos esta serie de “Quién Necesita Office?” explorando iWork for iCloud (Beta), la herramienta gratuita de Apple que recién fue abierta al público (pueden ver el artículo aquí ). Hoy vamos a explorar Google Docs la que, en mi humilde opinión, es la mejor alternativa a Office que existe en el mercado.

Si usted tiene cuenta de Gmail, ya tiene Google Docs… y Gratis!!

Sólo tiene que entrar a docs.google.com o a drive.google.com y listo! Ya está listo para empezar a crear documentos sin necesidad de pagar un peso. Si en su compañía utilizan Google Apps, también ya tiene Google Docs.

Google Docs no es tan vistoso como otras herramientas. Pero lo que le falta en “maquillaje” lo tiene en funcionalidades. Crear o Editar una carta o documento es súper sencillo al igual que lo es con hojas de cálculo y presentaciones. En este último caso, la propuesta de valor no es sólo la poder armarlas y editarlas directamente en la nube, sino la capacidad de presentar directamente desde ella, permitiendo al usuario conectarse desde cualquier computador (o dispositivo) del planeta desde el que tenga conexión a internet para presentar.

Si usted es de los que crea formatos, encuestas, entrevistas y demás seguro lo hace hoy en un procesador de texto o en una hoja de cálculo y por mucho que sea un duro haciéndolo o sufre usted, o sufre quien la tiene llenar. La verdad es que esa es otra de las herencias del Siglo XX que deberíamos eliminar: dejar de usar excel para todo.

Google Docs tiene un editor para formas que no sólo le permite a usted crear esos formularios de una manera fácil y súper completa. Preguntas de una o múltiples respuestas, listas, escalas y demás permiten armar formularios completos que pueden ser enviados por email, Google+, Facebook o Twitter y que luego de ser respondidos pueden ser analizados en la herramienta.

Ahora bien, el killer feature de Google Docs es la posibilidad de compartir los documentos y trabajar colaborativamente, incluso de manera simultánea. Bien sea a través de un Google Hangout o sencillamente a través del documento diferentes usuarios pueden ir trabajando en el mismo, cambiándolo y haciendo anotaciones de manera simultánea o asincrónica. El dueño del documento puede decidir no sólo con quién compartir sino qué tipo de derechos le quiere dar a los otros participantes.

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Otra de las ventajas que tiene Google Docs es la posibilidad de ver y modificar los documentos desde cualquier computador (no importa el sistema operativo) y desde cualquier dispositivo móvil con sistemas operativos Android o iOS vía la aplicación de Google Drive. Cualquier cambio que se hace en el dispositivo, se ve reflejado inmediatamente en el documento en línea y por ende está disponible para los demás usuarios del documento.

En conclusión, Google ha hecho un excelente trabajo en crear una herramienta de ofimática que le permita a los usuarios individuales o a las organizaciones reemplazar Microsoft Office, implementar soluciones de colaboración en línea y trabajar desde cualquier dispositivo.