Evernote ya no es solo útil, ahora es esencial

Llega un momento en el que uno, como usuario, se encuentra repetidamente con que necesita la misma aplicación para diferentes tareas. Por años he sostenido que una de las aplicaciones mas valiosas en mi flujo de trabajo es Evernote. Hasta el momento he usado Evernote como repositorio de la información que necesito recordar. Para mi, es una especie de archivador digital, donde quedan guardada y clasificada toda la información que es importante para mi.

Mi paradigma está a punto de cambiar. Ayer empezó el Evernote Conference, y en su keynote, Phil Libin esbozó una visión aumentada para su software. Evernote no existe únicamente para guardar información. Por sus características, Evernote también es el sitio ideal para plasmar ideas y presentarlas. Phil Libin no es tímido al decir que su objetivo es reemplazar a Microsoft Office.

No será una tarea fácil para Evernote. Microsoft Office está embebido profundamente en el flujo de trabajo de muchísimas personas. Sucede principalmente por su uso generalizado y, desde mi perspectiva, errado, en el mundo empresarial. Microsoft Office siempre ha sido una capa de presentación, pero un número muy grande de personas lo usan como medio de distribución o peor, como repositorio de datos. Microsoft, obviamente, ha aprovechado la situación para sobrevender las capacidades de su muy rentable software.

Dentro de los objetivos de Evernote, está el ingresar a los flujos de trabajo empresariales. En su primera versión, Evernote creó un producto específico para empresas. Las ventajas de esta versión, sustentadas en la construcción colegiada de conocimiento, eran mas que suficientes para impulsar la adopción. Con Evernote Business es posible guardar y compartir la información producida por la empresa, su activo mas importante, en un lugar accesible y “buscable”. De esta manera las empresas no tendrían que reconstruir su información cada vez que la necesitan. Ahora Evernote quiere entrar también al proceso de construir esa información.

Una nueva característica, Work Chat, está diseñada específicamente para eliminar el uso equivocado del correo electrónico como repositorio de información. Si alguna vez se ha enfrentado a la situación de tener que revisar entre correos viejos porque recuerda que alguien le mandó un archivo con la información que necesita, entenderá perfectamente para que sirve Work Chat. Primero, no necesita el correo electrónico y segundo, la información se construye directamente sobre el repositorio.

Evernote no es una compañía convencional. Es de las pocas compañías que entienden que el uso de la tecnología va hacia un uso personalizado. Es por esta razón que Evernote ha hecho acuerdos con compañías ”de papel” como 3M (dueña de los post-it) y Moleskine (una compañía que hace libretas y agendas). También venden billeteras, scanners, maletas y accesorios para el escritorio. Todo está basado en una visión de permitir al usuario capturar información como mejor se le acomode y luego facilitar el proceso de llevarla al software, para guardarla y usarla cuando se necesite. Una nueva aplicación, Scannable, entra a participar en este ecosistema. La idea es convertir su smartphone en un scanner, conectado directamente con el repositorio.

Una pequeña duda que tengo, es si continuar con la versión instalada de la aplicación, o si abandonarla y pasar a la versión web. Ayer Libin anunció que la interfaz de Evernote ha sido simplificada al máximo haciéndola mucho mas útil. La versión web, además usa nuevos algoritmos productivos que permiten relacionar mejor información entre sí. Mi perspectiva es que la conectividad, al menos en Colombia, no es lo suficientemente pervasiva como para abandonar el tener una parte de la información guardada localmente. Amanecerá y veremos si Evernote implementa una característica que ha estado disponible en las versiones móviles desde hace mucho tiempo.

La flexibilidad de la herramienta ha sido también un problema para la compañía. Para un nuevo usuario es difícil entender como funciona y para que sirve la aplicación. Evernote tiene una curva de aprendizaje y adopción muy empinada. Dice Phil Libin que Evernote es mas valioso, cuando un amigo le explica a uno su potencial y como usarlo. Yo, obviamente le ofrezco a mis lectores ser ese amigo, y responder todas las dudas que puedan tener y ayudarlos a explotar su potencial.