Herramientas colaborativas de Office para dummies

Personalmente no tengo ni la menor duda. Las características colaborativas de las suites de productividad de Google (Docs) o Apple (iCloud) son muy superiores a la oferta de Microsoft. Pero, como usuarios, tenemos que poner un pie en la realidad. La vasta mayoría usa (y va a seguir usando) Microsoft Office. No vamos a lograr que se cambien. Algo que si podemos hacer es llevarlos a usar un flujo de trabajo colaborativo adecuado.

El sufrimiento actual es total. Archivos que viajan con correcciones directamente sobre el original en todas direcciones. Personas que prefieren imprimir el documento y pasar sus comentarios por escrito. Colegas que que agregan los cambios en diferentes tonalidades de color y letra. Personas que reescriben el documento completamente. Y estos son solo algunos ejemplos simples de lo que normalmente sucede.

Las herramientas colaborativas de la última version oficial y pública de Office, Microsoft Office 2013, están limitadas a 2 elementos colaborativos. Esto puede cambiar en la próxima versión, pero trabajemos sobre lo que existe.

Control de cambios: Permite a los usuarios hacer seguimiento de los cambios propuestos por editores subsiguientes. Adiciones y sustracciones quedan debidamente marcadas y pueden ser acepatad o negadas por el editor principal.

Comentarios: Cualquier usuario puede hacer anotaciones a los documentos. Se ven como post-it virtuales y no tienen ningun efecto sobre el documento.

Un solo dueño del documento

El diseño de las herramientas colaborativas de Microsoft Office supone que hay un único encargado del documento. Esta persona es la única encargada de enrutar el documento, de asegurar que todos los editores usen el sistema de colaboración y de aceptar y rechazar los cambios propuestos.

Así, la mejor decisión para trabajar colaborativamente con documentos de Microsoft Office es asegurar que hay un solo dueño del proceso de edición. Sabemos que esto va a cambiar en las proximas versiones de Office, pero confíe en lo que le estoy diciendo y nombre un único encargado

Seguimiento y edición

Con el sistema de control de cambios activado, las ediciones que haga cualquier persona sobre el documento quedarán marcadas en un color específico. Con solo pasar el mouse sobre una edición podrá ver a quien corresponde ese cambio. Los diseñadores de Office dejaron además una marca al margen para facilitar la visibilidad de los cambios.

Para aceptar o rechazar los cambios, el encargado del documento puede usar la barra de herramientas o el menu contextual. Si selecciona un pedazo de texto completo, podrá aceptar o rechazar todos los cambios propuestos en un solo click, únicamente usando la barra de herramientas.

Visibilidad de los cambios

En control de cambios, Microsoft Office ofrece 4 vistas diferentes del mismo texto y los cambios propuestos.

Markup Simple: Usando Markup simple, podrá ver una versión del documento pero los cambios quedaran marcados al márgen.

Markup Completo: Con Markup completo el texto tendrá todos los cambios propuestos marcados en diferentes colores.

Sin Markup: En este modo podrá ver el texto exactamente como se vería si todos los cambios fueran aceptados. Útil cuando tiene muchos cambios en el texto.

Original: Como su nombre lo indica, solo verá el texto original o los cambios que haya aceptado.

Opciones para el markup

Office es algo (no mucho) flexible en las opciones que nos ofrece para ver el markup del texto. Puede cambiar colores, formatos y resaltados para cada tipo de edición. También puede asignar colores por usuario y otros detalles menores.

¡Proteja el original!

La única manera completamente segura para obligar a los editores a usar control de cambios es enviarles una versión protegida del documento. Con este modo encendido, todos los cambios siguen el protocolo de control de cambios y ningun usuario que no sea el dueño puede apagar el control de cambios.

Con el modo especial de edicion restringida puede proteger el formato del documento adicionalmente.

Combinar y comparar

A pesar del control que pueda ejercer sobre su documento, es muy posible que lleguen a ud. varias versiones al final del procedimiento. Office tiene un par de características que pueden ayudarle a compaginar el documento.

Combinar: Si las dos versiones del documento estaban usando control de cambios, debe usar combinar. Con este método tendrá que nombrar uno de los documentos el maestro y el otro será es esclavo. Al usarlo, su pantalla se dididirá en tres donde podrá ver el docunenbto maestro, el esclavo y la combinación de ambos. El proceso es similar a aceptar los cambios propuestos en control de cambios.

Comparar: Comparar funciona mejor cuando uno de los documentos fue editado sin usar control de cambios. Funciona de manera similar al método de combinar.

Bueno ahí está, así funciona el sistema de colaboración actual de Microsoft Office. Francamente prefiero usar otras herramientas, pero cuando no hay mas remedio……