Lo Estás Usando Mal (Hablemos del Correo Electrónico)

Seguimos con nuestra serie de #LoEstasUsandoMal explorando esos productos o servicios tecnológicos que, a pesar de ser de uso cotidiano, son mal utilizados por un número importante de usuarios. Y qué mejor tema para seguir que el del Correo Electrónico o Email.

El Correo Electrónico es, sencillamente, un DESASTRE! Por qué? Examinemos 10 razones que hacen de su experiencia una pesadilla sin fin.

1. Comencemos con lo obvio: es la herramienta más utilizada para enviar información que nadie quiere recibir. Tan sólo durante el 2014 el nivel de mensajes tipo Spam se duplicó y, en promedio, se enviaron cerca de 200,000,000,000 de mensajes no deseados.

Haga cuentas: si un sistema anti-spam bueno garantiza 99.9% de efectividad, y por ende se cuela el 0.1% de este tipo de mensajes, cerca de 20 Millones de mensajes Spam se “colaron” a los sistemas de seguridad.

2. Los usuarios siguen sin entender el por qué de la existencia de (y cómo se usan) las casillas Para, Cc y Cco (To, Cc y Bcc si tiene su cliente de correo en inglés).

Como parte del equipo de TECHcetera recibo decenas de correos con información de clientes de las agencias de PR especializadas y me sorprende ver cómo un número importante de los consultores de estas empresas sencillamente no entienden lo descortés, grosero e irresponsable que es ponerlo a uno en una lista con otros 1,000 correos electrónicos en el que cualquiera puede ver las demás direcciones de a quien está dirigido el correo.

El uso de estas casillas es netamente un tema de etiqueta que no tiene mucha ciencia pero que sí tiene mucho impacto en la cantidad de correos de respuesta que se pueden generar dentro de una cadena de correos.

3. Hablando de cadenas, tal vez el tema que más me enerva (y me produce tanto escozor que me hierve la sangre!!!) es la costumbre de algunos usuarios de usar el botón de Responder a Todos para responder a todos los mensajes en los que están copiados. A veces el problema nace del autor original del correo, que en vez de poner a los destinatarios en Cco los puso en Para. Pero a veces, pareciera ser sencillamente un tema de mostrarse antes los demás miembros de la cadena con sus respuestas. Señor(a) usuario(a), el tema es sencillo: si su respuesta es sólo para el autor del correo original al que está respondiendo no copie a los demás!

Tengo buenas historias del tema, que si no han leído (y se quieren divertir) pueden ver en este artículo.

4. Siguiendo con el tema de las cadenas: qué tal los usuarios que no utilizan las opciones de visualización por cadena que ofrecen los clientes de correo modernos? Qué tal los que en vez de leer todo el contenido de la cadena (una cadena, por si no lo sabe, es un grupo de correos relacionados. Por ejemplo, yo mando un correo y usted y alguien más me responde y luego yo respondo a alguno de esos 2 correos) responden al primero correo de la misma, sin saber, por ejemplo, que el tema ya fue resuelto por otro de los destinatarios?

5. Hay usuarios que mandan correos porque sí y por qué no. Han convertido el Email en la excusa perfecta para no tener que tener interacción física, personal, en vivo y en directo con nadie más en la oficina, incluso si la persona se sienta al lado. Hay algunos que son tan descarados que mandan correos que sólo tienen la frase del Asunto y vienen vacíos por dentro. Y la frase dice algo así como: “Llámeme. Urgente“. Llámeme? En serio? Deje de la pereza y llame usted!!

6. Está el usuario que sigue usando el correo para enviar archivos que pesan 3TB como (a) Fotos o Videos que puede compartir usando un servicio como iCloud Photo, Amazon, Dropbox o OneDrive y que paralizan cualquier sistema de correo electrónico o, (b) aquellos que aún se resisten a usar las opciones de compartir y trabajar en línea de Office, Google Docs o iWork y siguen enviando (de ida y de vuelta) archivos que terminan viniendo con nombres como Presentación1-Final-Con-Ajustes-Ultima-Version-En-Serio-Esta-Es-La-Version-Mas-Reciente-y-Validada-23.doc. Bienvenidos a la era de la colaboración en línea. Deje el tercermundismo y empiece a usarlas.

7. Querido amigo usuario de Outlook. No todos en el mundo usamos esa [chanda de] aplicación. De nada sirve que quieras “recobrar tu mensaje“. Piensa – revisa – antes de enviar tu correo.

8. A lo mejor usted conoce alguien que usa el correo para “botarle la pelota” o “enchicharronar” a otro. El ejemplo más común es el personajillo que no hace nada en toda la semana pero que el viernes a las 5:45pm envía un correo básicamente desligándose de toda responsabilidad y “pasándole la bola” a uno, faltando 15 minutos para que se acabe la semana.

9. En un mundo multi-pantalla, móvil y basado en la nube es el colmo que aún haya usuarios que utilizan clientes de correo de tipo POP3. Cómo puede uno vivir tranquilo y al día si utiliza una tecnología pensada para cuando había un PC por cada cuatro personas y que no requiere de ningún tipo de sincronización.

10. Y por último, no olvidemos el usuario que le da clic a todo, que no revisa lo que le mandan (y quien se lo manda), que acepta otorgar permisos de administrador a una aplicación que no sabe qué son y que hacen y que eventualmente terminan poniendo en peligro no sólo su integridad sino la de su familia y de su empresa.

Llevamos años pronosticando, erradamente, la muerte del correo electrónico. Soluciones de mensajería instantánea como WhatsApp, soluciones de colaboración como Google Drive + Google Hangouts, soluciones de tipo red social empresarial como Jive o #Slack nos han prometido que jamás tendremos que lidiar con el email-overload que se volvió una costumbre. Pero no pasa nada. El correo electrónico sigue tan vigente como nunca (tengo una amigo que asegura que no podría manejar su negocio si no tuviera su correo electrónico), por lo que es importante que luego de 44 años de existencia lo aprendamos a usar correctamente.