8 aplicaciones y un método para ser mas productivo

Algunas personas me preguntan cual es mi secreto para ser productivo. Supongo que piensan que se trata de un asunto de aplicaciones y dispositivos. La verdad, no tengo claro si soy o no una persona muy productiva. Tengo un sistema de productividad, que funciona decentemente aunque podría usar muchas mejoras.

El secreto de la productividad no es de aplicaciones o dispositivos

Evidentemente las aplicaciones y los dispositivos ayudan, pero están lejos de ser la fuente de la eterna productividad que algunos pregonan. Si lo piensa, el papel y el lápiz pueden ser tanto o mas efectivos que un smartphone lleno de aplicaciones modernas. Posiblemente no exista una manera mas improductiva de pasar el tiempo que buscar y luego aprender a usar nuevas aplicaciones que prometen hacernos mas productivos.

Para mí el secreto de la productividad está en un hábito o rutina que permita descargar las tareas de su memoria y las lleve a un lugar en donde ud. pueda priorizarlas y hacerles seguimiento. Aclarando que soy el primero en romper estos hábitos y que mi sistema no es para nada perfecto, quiero compartirles mi rutina.

Getting Things Done, la biblia de la productividad

Para quienes profesan la religión de la productividad, David Allen es Dios. En su Best Seller: “Getting Things Done”, Allen explica en detalle una metodología para capturar y ejecutar tareas. GTD, como se le conoce a su metodología es utilizado por miles (o millones?) de personas en todo el mundo. Yo diría que TODAS las aplicaciones de productividad disponibles en el mercado están basadas de una u otra manera en este método.

El método GTD puede llegar a ser complicado para algunos. Pienso que GTD tiene un foco muy profundo en capturar y organizar la información, mas no en ejecutar sobre ella. Y el sistema puede llegar a ser tan complicado que las personas no saben por donde comenzar.

Mi método está basado en “Zen to Done”, 10 hábitos que me ayudan a mantener el caos de la información bajo control. Zen to Done (ZTD) fue diseñado por Leo Babauta, editor de Zen Habits, una de las fuentes de información sobre productividad mas consultadas del planeta. No voy a hacer de este post un resúmen de la metodología. Si tienen curiosidad, pueden comprar el libro o leer el blog.

Mi sistema:

Herramientas:

ScanDrop: Es una aplicación que permite escanear documentos localmente y enviarlos directamente a un sistema de almacenamiento en la nube

Drafts: Es una aplicación para iOS que permite al usuario escribir notas rápidamente que luego se pueden enviar a cualquier servicio de almacenamiento, o aplicación

Evernote: Aunque muchos la ven como una aplicación para tomar notas, en realidad es un archivo virtual. Puede guardar notas, documentos, dibujos, etc y luego buscarlos y encontrarlos

Instapaper: Es una aplicación donde puede guardar artículos y lecturas de interés para leerlos posteriormente con o sin conexión a internet

Billminder: Es un calendario especializado para cuentas donde puede guardar y analizar información sobre gastos recurrentes

Google Calendar: Es un calendario virtual que se integra perfectamente con Gmail. Si usa herramientas de iCloud puede considerar ese calendario también

IFTTT: Es un servicio de automatización de servicios electrónicos que se encarga de llevar la información de manera automática donde ud la necesite.

Reminders: Uno de los componentes de iCloud, es una aplicación de seguimiento a tareas. Si no usa iCloud puede usar Remember the Milk o Wunderlist, entre otras muchas

Como decía al inicio del post, creo que mi sistema es susceptible de muchísimas mejoras. Sigo perdiendo información, no todo lo puedo capturar como quisiera. Si tiene sugerencias o aplicaciones que otros usuarios puedan utilizar, ¡son bienvenidas en los comentarios!