El calendario en línea, una cuestión de protocolo

El calendario en línea se esta convirtiendo en una herramienta ubicua en el mundo de los negocios. Cada vez mas vemos ir y venir esos correos que no dicen nada, pero que traen información muy importante. Mantener una agenda en línea es hoy una obligación y no un lujo. Pero no todos sabemos bien como manejar las diferentes opciones de un calendario en línea.

Intercambiar información de una cita requiere de un protocolo. Es claro, por ejemplo, que una cita no se considera confirmada si no se ha aceptado. El protocolo correcto es el siguiente:

La persona que invita es la que crea la entrada e invita a los demás.

El nombre de la entrada no debe ser el nombre de su contraparte sino un nombre relevante a todas las partes. Si adolece de buenas ideas, ponga el nombre de todas los involucrados en la reunión.

Incluya siempre el lugar de la reunión.

Si su aplicación de calendario soporta múltiples husos horarios asegúrese que su invitación esta creada en el uso horario correcto.

Si recibe una invitación confírmela, si hay cambios a la misma tendrá que confirmar nuevamente. Si por algún motivo debe cancelar, hágalo en línea también para que desaparezca en los calendarios de los demás también.

Incluya la agenda o contexto de la reunión en la sección de notas.

Cuando hay una interacción mas cercana que la reunión ocasional es buena idea compartir calendarios. Prácticamente todas las aplicaciones de calendario hoy soportan opciones de privacidad que permiten mostrar o esconder información con sus colaboradores. En principio Ud. debería separar temas personales de temas laborales, en diferentes calendarios y darle visibilidad en ese sentido a los demás; free/busy sobre los personales y total sobre los profesionales. No le entregue privilegios de cambio a terceros a menos de que se trate de una asistente que maneje su agenda.

Si aun no tiene un calendario en línea, mi recomendación es que no se aleje de las siguientes opciones:

Google Calendar es tal vez la solución mas popular y mi primera recomendación pues funciona y se integra perfectamente con cualquier dispositivo.

Si se siente algo incómodo con las políticas de datos de Google puede optar por iCloud y la solución de Apple. Pero tenga en cuenta que algunos dispositivos pueden no soportarla correctamente.

Finalmente, es muy posible que en su oficina hayan implementado una solución de microsoft exchange, mi recomendación es que la use solo para temas laborales y mantenga lo demás por fuera en Google o iCloud.

Tener y mantener un calendario en línea es casi una obligación social. Si bien no es un reemplazo para la interacción social, mantenerlo actualizado facilita muchísimo tomar decisiones inmediatas para Ud. y para terceros.