Excel: El problema de usarlo en las empresas

A raíz de este artículo que compartí a través de mis redes sociales, un par de amigos me preguntaron porque soy reiterativo en pedir la eliminación de Excel. Hay que decir que soy usuario de Excel, y que sin duda es una herramienta imprescindible en cualquier ámbito. Pero insisto en que la estamos usando de la manera equivocada.

Desde mi perspectiva, Excel es el mayor causante de ineficiencia en los procesos empresariales. Pero como todo en la vida, depende desde la perspectiva donde se mire. Para mi tío abuelo, que hacia cuentas en una calculadora y luego revisaba el resultado a mano, Excel significaba un aumento increíble en su productividad. Pero para personas como nosotros, que vivimos en la era digital, Excel es un lastre tremendo.

El problema con los procesos que usan Excel

Un proceso empresarial típico de nuestra época es un intercambio de información por vía electrónica. El trabajador recibe información de una o varias fuentes, transforma esa información, y la entrega a un tercero para que el proceso siga su curso. Por ejemplo, en un banco, el analista de crédito recibe información de varias fuentes, y las combina para emitir una decisión, aprobatoria o no, del desembolso.

En el mundo ideal, la información fluye a través de flujos de trabajo que suceden en aplicaciones empresariales. El recurso humano se usa principalmente para tomar decisiones basadas en la información presentada. Así, el empleado recibe una notificación por algún medio de comunicación empresarial, revisa a la luz de su criterio y emite una decisión que permita que la información continúe fluyendo. La tarea de cálculo la puede hacer la máquina misma, cuando sea necesario.

Pero regresando a la cruda realidad, el intercambio de información no sucede como en el mundo ideal. Lo que encuentro es que las hojas de Excel se convierten en el medio de intercambio de información. Enviamos hojas de excel adjuntas a correos electrónicos para todo. Usamos Excel como bases de datos. Usamos Excel como calculadora. Usamos Excel como repositorio de información. ¡Usamos Excel para reemplazar ampliativos empresariales! La cruda realidad es que al usar Excel de esta manera, lo convertimos en un reemplazo costoso del papel. Piénselo, antes de que existiera Excel se enviaban cálculos escritos en memorandos para esta misma tarea. Es decir que seguimos trabajando de la misma manera que antes, pero con una herramienta encima.

Al final, lo que demuestra el uso de Excel, es que las herramientas adecuadas, o son inexistentes, o fueron implementadas de la manera incorrecta.

Entonces, ¿para qué sirve Excel?

Excel es primordialmente una herramienta analítica. Su flexibilidad permite modelar escenarios que luego se pueden usar como ejemplo para automatizar sobre otras herramientas mas adecuadas.

Excel solo debería usarse en algunos casos esporádicos. Por ejemplo, cuando el modelo necesita un alto nivel de personalización. Para modelos estandarizados, herramientas como Tableau o QLIK son mas convenientes. Si usa Excel para crear los mismos reportes y gráficas que hace todos los días, es hora de pedirle una buena herramienta analítica a su jefe.

Excel es muy importante en innovación, cuando la ambigüedad aún no permite llevar el modelo a una herramienta de análisis. Pero nunca, por ejemplo, para elaborar el presupuesto de una compañía. Herramientas multidimensionales como Hyperion o Anaplan son mucho mejores para esa tarea. Tampoco debería ser una lista de contactos, una herramienta de calculo desplegada en una fuerza ejecutiva (de ventas por ejemplo) o una aplicación empresarial

De otro lado, en el mundo actual, enviar una hoja de Excel por correo electrónico constituye un exabrupto. Primero, porque el modelo se puede construir de manera colaborativa usando las herramientas digitales existentes. Así que ninguna de las partes en realidad necesita enviar el archivo, solo habilitar el acceso. Segundo, porque constituye un problema de seguridad y gestión. Las hojas de Excel tienden a multiplicarse de manera descontrolada.

En resumen, el uso de Excel debería ser muy limitado en cualquier organización. Tan limitado, que vale la pena preguntarse que podría suceder en términos operativos si elimináramos excel por completo.