Reducir el email a su mínima expresión

Dependiendo de la perspectiva desde donde se mire, el email es el mejor o el peor invento de la era de la tecnología. Los beneficios del email son evidentes cuando se compara con el sistema que reemplazó, el correo de papel. Pero teniendo en cuenta los adelantos tecnológicos actuales, el correo electrónico ya es un tiranosaurio tecnológico, que subsiste por su ubicuidad mas no por su utilidad.

El problema estructural del correo electrónico es que todavía funciona de manera serial, envío y espero respuesta posterior, cuando vivimos en una era en la cual podemos trabajar en paralelo. El correo electrónico funciona relativamente bien cuando una conversación se limita a 2 o a un grupo limitado. Pero en el instante en que empezamos a aumentar el número de participantes, el asunto se complica. Alguna vez, Samir se quejó del reply-all, de sus consecuencias nefastas en la productividad de la organizaciones, y de como se enteró del salario de cada uno de sus compañeros de trabajo, gracias al uso incorrecto del email.

La solución a las comunicaciones de varios a varios, pareciera estar en un antiguo concepto que, modernizado con tecnología, se vuelve extremadamente eficiente. Se trata del tablero o pinboard. Si, hablo del mismo tablero de corcho que hay a la entrada de las oficinas, llenos de papeles colgados con un alfiler. Un mensaje, colgado del tablero, indefectiblemente llega a todos quienes estén interesados en el. Las conversaciones subsiguientes, llevadas sobre el tablero, abiertas y transparentes, tienen el potencial de generar conocimiento colectivo y acelerar procesos de cambio y adopción. Los tableros, cuya debilidad estructural original era la restricción de espacio, en formato electrónico se vuelven ilimitados y por ende extremadamente poderosos. Y las conversaciones, cuando están centralizadas y accesibles, se enriquecen mucho más rápido y con mayor calidad, que las conversaciones ensiladas y cerradas.

Otra gran debilidad del correo electrónico son los archivos adjuntos. Lo normal que sucede usando email, es que los archivos adjuntos terminen multiplicándose sin ningún control. En un sistema de tablero, cualquiera encontrará fácilmente la última versión. Las anteriores también pueden quedar publicadas pero serán fácilmente identificables para cualquier interesado. Casi mas importante aún es el ahorro y la eficiencia en capacidad de almacenamiento. Como ya no es necesario adjuntar anexos al mensaje, las restricciones en el tamaño de envío desaparecen completamente. Y de paso es posible restringir el acceso dependiendo del perfil de cada usuario. La seguridad también aumenta.

Ud. se preguntará, ¿en dónde se consigue toda esta maravilla? ¡En internet! Las opciones son múltiples. El niño mimado de la industria del capital de riesgo, un buen indicador de cual es el mas opcionado para ganar, es Slack. Pero slack no es el único participante en el mercado. Yammer y Jive llevan más de un lustro trabajando este concepto. Evernote, Dropbox y Box también hacen sus primeros pinitos en este espacio. Como sucede en la gran mayoría de los casos, el secreto del éxito pareciera estar atado a la experiencia de usuario. Slack ha capitalizado integraciones con múltiples servicios en la nube, incluyendo el correo electrónico para ofrecer la mejor experiencia, lo cual lo ha llevado a crecer vertiginosamente en menos de un año. Vale la pena mencionar que Slack nació mas como una casualidad que como un producto. Un grupo de desarrolladores terminó creando la herramienta para hacer mas eficiente el uso del correo electrónico. Rápidamente otros descubrieron sus ventajas y presionaron para comprarla. Hoy slack tiene valoraciones en miles de millones de dólares.

¿Están listos para relegar el correo electrónico a su mínima expresión?