No se Deje Descrestar por el Acento (Hablemos de ERPs)

Si la tecnología de consumo le parece enredada y tomar una decisión de compra entre uno y otro smartphone le da dolor de cabeza, seguro nunca ha tenido que lidiar con la toma de decisiones de compra de activos tecnológicos a nivel empresarial. ¡Eso sí que es una pesadilla!

Lo es porque hay más fabricantes, porque hay diferentes formas de solucionar un problema o atender una necesidad específica, porque los fabricantes – sin querer queriendo – han convertido el licenciamiento de software en un laberinto sin salida, porque muchos de quienes tienen que tomar la decisiones de compra ven en los activos informáticos sólo un gasto, porque quienes lideran los procesos temen adquirir nuevas tecnologías por miedo a volverse obsoletos (y por ende a ser reemplazados) y porque no falta quien sigue creyendo que sólo existen 3 fabricantes “de verdad” y piensan “yo soy (o quiero ser) una compañía de clase mundial y me merezco un software como el de (inserte aquí el nombre del fabricante del software que desea comprar)”, favoreciendo el software extranjero del nacional.

Los Microsoft, Oracle, SAP e IBM del mundo siguen ahí y algunos de ellos han entendido que deben darle paso a las nuevas tecnologías y a las nuevas formas de hacer las cosas si quieren mantenerse relevantes.

Pero la verdad es que durante los últimos años estos grandes fabricantes han visto un crecimiento importante de “pequeños” competidores quienes, gracias a la democratización de la tecnología, están llegando con nuevas alternativas a proponer soluciones que son más baratas en el corto y mediano plazo, más flexibles y más aterrizadas a las necesidades reales de las pequeñas y medianas empresas en Colombia.

La verdad es que los ERPs extranjeros llegan con un discurso de mejores prácticas que si bien es valioso se convierte, en muchas de las implementaciones, en una camisa de fuerza para el cliente pues cualquier “desviación” es cobrada (y de qué manera) y con cada customización o localización que se haga al software es cada vez más difícil mantenerlo actualizado (si ha visto el desastre que es Android, lo puede entender).

En el caso de América Latina, más del 85% de las empresas pertenecen a dicha categoría y un número importante de ellas está en el proceso de incorporar tecnología, ya no sólo desde el punto de vista productivo, sino a nivel administrativo con el fin de soportar los crecimientos y los planes de expansión de sus negocios.

Uno de los primeros pasos que veo en este segmento es la incorporación de Sistemas de Gestión Empresarial en la nube que le permiten a las empresas automatizar, digitalizar, y coordinar los diferentes procesos de su gestión empresarial dentro de una sola herramienta, y por un relativo bajo costo. Estos sistemas, conocidos como ERP por sus siglas en inglés, son en la mayoría de los casos la columna vertebral sobre las que las PyMEs construyen su futuro, profesionalizan y estandarizan sus procesos y generan los workflows necesarios para poder crecer.

Un ERP y un sistema financiero-contable son dos cosas completamente diferentes. Es como comparar la pantalla de un computador con el computador entero. El ERP incluye no solo un módulo de gestión contable-financiera para el negocio, si no también componentes para gestionar el inventario, las cuentas por pagar y por cobrar, y para generar reportes e informes que facilitan la toma de decisiones.

Como en todo, usted puede comprarse el Ferrari – y no poder usar ni el 10% de sus funcionalidades a pesar de pagar por todo el paquete – o puede buscar opciones locales buenas, robustas, serias, con excelente tecnología, que no sólo le brinden ese 10% que usted sí puede usar con la misma calidad de la solución extranjera sino que además le ofrezca componentes y características que los ERPs extranjeros sencillamente no le pueden ofrecer (o le ofrecerán por una “módica suma”).

En el caso de Colombia, los requerimientos contables son exhaustivos. La necesidad de mantener contabilidades bajo las modalidades de PUC y NiiF es un dolor de cabeza y como cada año alguien se inventa una nueva reforma tributaria que cambia no sólo los montos de los impuestos sino los rubros y conceptos de algunos de ellos, el problema no es la implementación sino el poder mantener el sistema actualizado permanentemente.

Pero además está comprobado que un sistema de gestión empresarial aumenta la productividad de la empresa por medio de la estandarización de procesos y la conversión de datos en información. Así que si en su PYME están evaluando la opción de adquirir (o reemplazar) un ERP no le tenga miedo al tema del precio. Acuérdese que precio y costo son cosas completamente diferente. Y deje esa tara de pensar que lo de afuera es mejor.

Mi consejo, el mismo que les doy a mis clientes como consultor de software asset management, es que evalúe a la par todas las soluciones que haya en su mercado pensando en sus necesidades propias, en su proceso de desarrollo propio y en sus expectativas como empresa y no en lo que digan lo que los demás.