¿No le encuentra valor a Evernote? Le explicamos como usarlo correctamente

Evernote es una de las aplicaciones esenciales instaladas en mi computador. No soy el único, más de 100 millones de personas han instalado Evernote desde su primera version pública.

Pero debo confesarles un secreto, creo que solo un número limitado de usuarios están aprovechando el potencial de la aplicación. De hecho, considero que Evernote es una de las aplicaciones mas abandonadas por los usuarios. Muchos no logran entender que hacer con esta aplicación y la abandonan. Yo casi fui uno de ellos. Hoy es una aplicación esencial, no puedo vivir sin ella.

Evernote es un repositorio digital de información

La mayoría de las personas clasifica a Evernote como una aplicación para tomar notas. Y es cierto, es posible tomar notas con Evernote, pues esa es una de sus utilidades básicas. Pero Evernote es una aplicación promedio para esa actividad. Hay mucho mejores aplicaciones, como Drafts o Microsoft One Note, para esa actividad. Evernote no es un reemplazo de un cuaderno o agenda, tampoco lo es para los post-its.

Evernote es un archivador digital. Esta aplicación reemplaza el cajón de su escritorio y las carpetas y papeles que guarda allí. Entender esta diferencia fundamental es clave para apreciar el valor de la aplicación. Evernote se declara a si mismo como su segunda mente. Si usa Evernote para guardar, y organizar correctamente lo que necesita recordar, lo podrá encontrar fácilmente en el momento que lo necesite.

Una de las características que mas confunde a los usuarios de Evernote es su evidente falta de estructura. Para mi gusto, esa es su gran ventaja. Cada persona tiene una manera diferente de organizar, y encontrar, su información. La flexibilidad de Evernote, permite que cualquier usuario acomode su propio sistema a la plataforma.

¿Cómo uso Evernote?

Si quiere aprovechar Evernote al máximo, debe jugársela por el ecosistema de la aplicación. Además de Evernote, en mi computador y dispositivos móviles hay un número importante de aplicaciones que se integran con Evernote. Recuerde, Evernote es un repositorio, mas no necesariamente el medio de captura. Si usa Evernote correctamente notará que es una aplicación que abre poco, pero cuando la usa, siempre es de utilidad. Le muestro algunos de mis casos de uso de esta aplicación.

Llega una factura o recibo a mi casa: De inmediato la escaneo con Scandrop, que la convierte en un PDF y la envía y clasifica directamente en Evernote. Una vez allí puedo inclusive crear un recordatorio para no olvidar la fecha en que debo pagarla.

Navegando en internet, encuentro un artículo o howto interesante: Usando Evernote clipper, que está instalado en mi browser, puedo hacer anotaciones sobre el artículo y enviarlo a Evernote. Si algún día necesito resolver un problema, hay una probabilidad muy alta de que encuentre la solución en mi Evernote.

Voy a una reunion de negocios y me entregan tarjetas de presentación: Usando Evernote Hello en mi iPhone (también lo puede hacer directamente en Evernote), escaneo al inicio de la reunion la tarjeta de mi interlocutor. La aplicación automáticamente me conecta por LinkedIn, agrega el contacto a mi lista y deja un rastro georeferenciado del lugar donde nos encontramos. Evernote Hello también es capaz de contextualizar la reunion desde mi calendario.

Tomo notas en una reunión: Es irrelevante si lo hago con un cuaderno o agenda, o directamente en mi iPad (uso Drafts para hacerlo). Posteriormente puedo guardar las notas en Evernote. Si usa la versión premium (lo recomiendo), Evernote puede buscar palabras manuscritas. Evernote inclusive se integra con post-its y agendas de papel.

Si es aficionado a la cocina: Puede usar Evernote como recetario. Evernote Food es una extraordinaria interface para esto. Y puede compartir su recetario con amigos o familiares. En mi caso también lo uso para recordar comidas memorables en restaurantes o vinos y productos que me gustaron (guardando una foto de la etiqueta).

Me piden una copia de un documento importante: Tengo un notebook en donde guardo copias de documentos importantes, como partidas de nacimiento y bautismo, RUT, fotocopias de documentos, referencias de consultorías y asesorías, cartas, etc.. Así, cuando alguien me lo solicita, puedo enviar el documento de inmediato y no tengo que esperar a llegar a casa para buscarlas, enviarlas y muy posiblemente olvidar la tarea.

Mi esposa me pide que pase por el mercado, de regreso a casa: Ella me deja una lista de compras en una carpeta compartida. Puedo recorrer el supermcado y chequear los productos que he comprado. No se me olvida nada.

Llegan circulares del colegio de mis hijos: Hay que llenar formatos, recordar fechas, etc.. Tengo una receta en IFTTT que lee mi email y si encuentra alguna circular del colegio, la envía directamente a Evernote. Los formatos siempre están disponibles y fáciles de encontrar.

Compro un juguete para mis hijos: De inmediato tomo una fotografía del donde se le ponen las baterías. Así, si mi hijo me llama a decirme que su juguete no funciona por falta de baterías, solo necesito buscar en mi Evernote para saber que baterías comprar de camino a casa. Funciona también para recordar cosas simples como la rosca o tamaño de los bombillos, la referencia del cartucho de tinta de la impresora, etc…

Tengo que explicar paso a paso un procedimiento: Puedo usar la cámara de mi smartphone para dejar un rastro paso a paso del procedimiento. Si es un procedimiento de software, puedo tomar screenshots de cada paso. Y puedo hacer anotaciones sobre cada imagen usando Evernote Skitch.

Una manera de configurar Evernote (la mía)

Como decía antes, Evernote es extremadamente flexible, lo cual es su fortaleza, pero al mismo tiempo su debilidad. Después de usar por muchos años la aplicación he descubierto que la mejor manera de organizar las notas, no es usando notebooks sino tags.

Piense en el mundo de los archivos análogos. para encontrar un documento necesita recordar en cualquier cajón lo puso. Si usa tags, no importa el cajón, el contexto es la variable mas importante. Usando tags, un documento puede estar en varios “cajones” a la vez. Una partida de bautismo, puede estar en “documentos importantes” pero también en una carpeta con mi nombre.

De esta manera mi organización de notebooks (“cajones”) es extremadamente simple. En realidad tengo solo 5:

Una bandeja de entrada: A donde llegan todos los documentos automatizados y que reviso y desocupo a diario.

Una bandeja compartida: Desde donde comparto con mi esposa información relevante (como las listas de mercado). También es posible compartir notas particulares. Pero una o varias carpetas compartidas son esenciales

Un recetario: Que comparto con algunos familiares y amigos

Un archivo de documentos esenciales: Que se sincroniza con todos mis dispositivos. En esta carpeta tengo además una nota índice que enlaza a cualquier documento guardado allí. Es mas rápido que buscarlo

Un cajón de referencia: Donde están guardadas prácticamente todas mis notas

Espero que este artículo sea valioso para quienes no han logrado encontrar el valor de Evernote en su uso diario. ¿Usa Evernote? Cuéntenos como lo usa en la sección de comentarios.