Una “Autobahn” para acelerar los procesos de la empresa

Hace algunos días escribí acerca de la innecesaria necesidad de tener un modelo de priorización para acelerar los procesos en una empresa. Un resumen rápido: Si toda la empresa está alineada en su capacidad operativa, no es necesario priorizar. No obstante, el problema de tener la capacidad adecuada, especialmente en IT, es uno que debe resolverse y su solución no es trivial.

No todas las iniciativas y requerimientos tecnológicos que genera el negocio tienen las mismas características. Algunas son verdaderamente complejas. Por ejemplo, solicitar la adquisición e implementación de un sistema core de negocio. Otras pueden ser muy simples. Por ejemplo, solicitar que se cambie un parámetro de configuración en alguna aplicación. En el medio de ambos extremos están todos los matices de gris que una persona pudiera incluir en su imaginación.

La mayoría de las organizaciones que conozco dedican el mismo esfuerzo a cualquier iniciativa. Complejas o simples, todas recorren los mismos pasos. Gestión de la demanda, valoración de retorno, planeación e implementación. En la práctica, cuando todas pasan por los mismos pasos, a pesar de que su complejidad es diferente, se convierten en un cuello de botella. La solución obvia es crear procesos diferentes para cada una. Pero, ¿qué significa eso? Ilustremos con el ejemplo de la Autobahn, el sistema de autopistas mas espectacular del planeta.

La Autobahn alemana es una de las únicas autopistas del mundo en donde no existe el límite de velocidad. A pesar de no tener límite, es también una de las carreteras mas seguras del mundo. Obviamente que hay accidentes y muchos de ellos, por la velocidad, son mortales. Pero a pesar de ello, las autopistas alemanas están entre las 15 con menos accidentes mortales en el mundo.

En la Autobahn hay un carril especial para cada velocidad

El éxito de la Autobahn es el orden. Los vehículos mas lentos viajan por el carril derecho. Los mas rápidos lo hacen por la izquierda. La obligación de quitarse del camino, moverse hacia la derecha, es de quien viaja mas lento. De esta manera, quien viaja por la izquierda puede mantener una velocidad mas o menos constante, evita tener que hacer maniobras inesperadas y, como consecuencia, reduce la accidentalidad. Así, el propósito de mover mas gente, mas rápido y seguro se cumple a cabalidad en la Autobahn.

Algo similar debe suceder en una organización exitosa operacionalmente. Hay un procedimiento especial para las iniciativas que necesitan ir mas rápido, y otro para las cosas que pueden ir mas lento. Si apareciera algo que necesita ir aún mas rápido que lo que ya se está ejecutando, pues debería tomar precedencia en el carril rápido. Lo demás, o se pasa al carril lento, o se espera mientras pasa lo de mayor velocidad.

En la Autobahn hay un acuerdo tácito para mantener el orden

En la Autobahn todo funciona como se espera. Por ejemplo, a ningún conductor se le ocurre adelantar otros vehículos por el carril derecho. Todos los conductores saben que hacerlo es una maniobra inesperada que confunde a los demás y puede causar un accidente. Así mismo, los camiones que son vehículos lentos, viajan en fila por un carril a la derecha. Ocasionalmente se adelantan unos a otros, cuando las condiciones lo permiten, siempre respetando las reglas de la autopista.

Aunque en las organizaciones mas maduras hay políticas de proceso preestablecidas, el orden normado no necesariamente se aplica. Sucede que la jerarquía se salta los procedimientos para acelerar sus propios intereses. O simplemente se niega a seguir los procesos al detalle. O lanzan iniciativas para las cuales se sabe a priori que no hay capacidad operativa. Estas situaciones crean caos, y situaciones inesperadas, que incitan a los demás a quebrar también el orden establecido.

La Autobahn tiene una infraestructura adecuada para viajar a máxima velocidad

En la Autobahn no hay huecos, ni charcos, ni buses que se detienen a recoger pasajeros, ni vacas pastando en la berma. La carretera se construye siguiendo estándares de calidad muy estrictos y precisos, que se adaptan a la necesidad de los vehículos que la transitan. Todos los carros que transitan por la Autobahn tienen instalado sin sistema de alertas en su radio. Por ese medio las autoridades advierten a los conductores acerca de problemas que pudiera haber mas adelante. Desde un centro de control, y de forma electrónica, las autoridades pueden desacelerar el tráfico imponiendo límites de velocidad dinámicos con suficiente anticipación. O si fuese necesario pueden desviar el tráfico por rutas alternas mucho antes de que los conductores se encuentren con un represamiento.

Los procesos del mundo corporativo tienen que estar ajustados siempre. Es importante eliminar la burocracia, las trabas y controles inútiles. Tan importante como los procesos es la comunicación. Los dueños de las iniciativas necesitan encontrar información acerca del estado de su requerimiento. Si está paralizado hay que dejárselo saber. Si va a ser incluido en un próximo sprint, hay que dejárselo saber. Si va a ser paralizado o desviado, hay que dejárselo saber. Eliminar la asimetría en la información es absolutamente crítico. Un área fortalecida de procesos corporativos puede ser el mejor sistema de control de tráfico. Sus procesos eficientes, ¡la Autobahn corporativa!