Mantenga bajo control su lista de contactos

Mi mayor dolor de cabeza tecnológico es el de mantener una lista de contactos actualizada, vigente y sin contactos duplicados. Debo decirles que lo he intentado todo, pero los resultados no me acompañan. Es increíble, pero este es uno de los problemas que no han logrado resolver los grandes genios de la tecnología.

El problema de los contactos nace de un cambio fundamental de paradigma tecnológico

Hasta hace solo algunos años, el centro de nuestro mundo tecnológico era el PC. La información capturada a través de sistemas periféricos debía ser sincronizada con un único repositorio, el PC, donde residía la verdad única de nuestra información. Así, la información de los periféricos debía ser validada y sincronizada repetitivamente contra lo contenido en el PC. Esta es la razón por la cual una aplicación mediocre como Outlook se convirtió en imprescindible para los usuarios.

Con el advenimiento de las redes sociales, nos dimos cuenta de que nuestra información estaba desactualizada. Y desde luego nos dimos a la tarea de buscar la manera de actualizarla, usando información de la fuente. La mejor fuente disponible es la misma información que las personas actualizan diariamente en sus perfiles de las redes sociales. De esta manera, el centro de la verdad única se movió desde nuestro PC hacia la nube. Ahora, el PC pasó a ser un periférico de la nube, sincronizándose directamente con ella.

En el entretanto, los teléfonos pasaron de ser terminales brutos a ser terminales inteligentes y pasaron de sincronizarse contra el PC, a sincronizarse directamente con la nube. Mi teoría es que durante esa transición, creamos un círculo de sincronizaciones que terminó por confundir a nuestros dispositivos. El celular se sincronizaba contra la nube y contra el PC. Lo mismo hacía el PC. Y empezaron a aparecer diferentes fuentes de información, Facebook, LinkedIn, iCloud, etc… Y la información contenida en cada una de esas fuentes era diferente. El resultado final es una lista de contactos plena de duplicados. Y al haber duplicados perdimos la confianza en nuestra información, y por lo tanto sentimos que siempre está desactualizada.

No hay una solución perfecta para administrar contactos, pero he aquí una aproximación relativamente decente.

Como decía al inicio de este post, lo he intentado casi todo y no he podido solucionar el problema completamente. He llegado a aceptar que no existe la solución perfecta. En esto de los contactos aplica perfectamente el principio de ”basura entra, basura sale”, porque el problema está fundamentado en la alimentación de la información. No hay un gancho central, al menos un criterio, que pueda conectar las diferentes fuentes de información. Usamos diferentes nombres en las diferentes redes sociales o en nuestras tarjetas de presentación. Usamos diferentes correos electrónicos para inscribirnos en cada servicio (que entre otras es una buena práctica de ciudadanía digital). Definitivamente no le estamos haciendo la vida fácil a la tecnología.

Así que, mientras alguien logra solucionar el problema, la menos peor de las soluciones ha sido mantener todo separado pero unificado a la vez. Déjeme explicar el concepto porque no es fácil de entender. Abandoné la idea de copiar la información que fluye a través de internet a una sola entrada para cada contacto. Para cada una de las fuentes de información tengo una lista de contactos diferente. Así, hay una lista para Facebook, otra lista para LinkedIn, una mas para Google, etc.. La aplicación de contactos de Apple, tanto en iOS como en OSX me permite mantenerlas separadas, pero puedo acceder a ellas a través de una sola plataforma. Así, en términos prácticos, en vez de navegar a Facebook para encontrar a alguien allí, lo busco en la lista de Facebook de mi aplicación de contactos. LinkedIn y Google pueden funcionar de la misma manera.

El futuro de la administración de los contactos está en el big data y estoy probándolo ahora mismo

El término Big Data se refiere a la sobrecarga de información. Hemos adquirido tanta información y de lugares tan diferentes que las herramientas disponibles se quedaron cortas para analizarla. Una nueva aproximación para analizar esta información esta siendo creada mientras escribo este artículo. Big Data es uno de los 5 pilares futuros de la tecnología (hablaré de eso proximamente). La buena noticia es que que ya hay en el mercado algunas aplicaciones basadas sobre esta tecnología para ayudarnos a mantener nuestras listas de contactos bajo control.

Hace un par de años buscando una solución a mi problema instalé en mi computador una aplicación llamada Cobook. En su primera aproximación Cobook me ayudaba a copiar a mi lista de contactos información que encontraba sobre ellos en internet. La usé durante unos meses pero la desinstalé porque la información de mis contactos estaba creciendo descontrolada y la duplicación continuaba rampante. La semana pasada Cobook fue adquirida por FullContact y recibí un email de los CEOs de ambas compañías explicando las razones y términos de la adquisición. Leyendo el correo, noté que Cobook había cambiado su aproximación completamente y decidí darle una segunda oportunidad. Es algo temprano para dar un veredicto, pero a priori debo decir que nos estamos acercando a la solución.

Cobook hace de manera semiautomática lo mismo que yo he estado haciendo manualmente. Cobook mantiene una serie de fuentes de información separadas en listas, pero las unifica para efectos de visualización. Un algoritmo, diseñado por los ingenieros de Cobook, hace un buen trabajo de unificar la información a través de las listas. En mi caso mas del 80% de las entradas fueron unificadas. Para las restantes tendré que hacer el match manualmente. No es el ideal, pero es mejor que la alternativa.

Lo que tengo hoy es un repositorio mas ordenado. Aún encuentro muchos duplicados, tengo cerca de 2,000 contactos en mi lista, pero empiezo a sentir que los puedo controlar. He ganado alguna información extra que aparece del barrido que hace Cobook por las redes sociales. Me hace falta la integración de Cobook con las aplicaciones de mis dispositivos. El flujo de la información no es transparente todavía. Como dije, la solución no es perfecta pero es menos peor que seguirlo haciendo manualmente.
Si tiene alguna estrategia o aplicación para administrar contactos, ¡déjenos un comentario!