La manera correcta de enviar un archivo anexo

Hay muchas maneras de enviar archivos por internet. La mas común es poner el archivo como anexo en un correo electrónico. Esta, sin embargo es la manera mas peligrosa e inconveniente de hacerlo. La nube nos ofrece hoy varias maneras convenientes para compartir archivos en la red.

Partamos de la base original del problema. Necesito hacer llegar un archivo de mi computador a su computador. El primer problema que enfrento es el tamaño del archivo. Si es muy grande (usualmente hay un tope de 20 Mb para enviar un anexo) no puedo enviarlo, o peor de repente si lo puedo enviar, pero ud. no puede recibirlo. Servicios como wetransfer o yousendit, le permiten solucionar ese lío. Yo subo el archivo a ese servicio, ellos le mandan un mensaje con un enlace, y ud. lo baja. una de las opciones que tengo es ser notificado si ud. baja el archivo de su lado. Algo que no deja de ser problemático es que es obligatorio tener el archivo en su computador, buscar el sitio de wetransfer o yousendit y finalmente subir el archivo, para luego mandarlo desde una plataforma de correo que no es la suya.

Si ud. nos ha seguido en nuestra serie sobre la nube, posiblemente ya esta usando un servicio como DropBox, Sugarsync o Box. La idea de estos servicios es que hacen una réplica automática y contínua de sus archivos en un servidor de internet. Así que ahora sus archivos no solo están en su computador, sino que también están disponibles en internet. Enviarlos es entonces mucho mas sencillo para mí, lo unico que debo hacer ahora es buscar un enlace a mi archivo, copiarlo en un correo o mensaje de texto y enviarlo. Ud. recibirá mi correo, hará click y dependiendo del servicio será llevado a una página desde donde puede descargar el archivo, o empezará a descargarlo directamente. Cualquiera de los tres servicios que nombré antes hacen esta tarea fácilmente, con un click derecho al archivo en su computador, encontrará el enlace o un par de taps en su smartphone harán la tarea.

Ejemplo de como encontrar el enlace en Dropbox

Aparece entonces una ventaja adicional, si ambos tenemos el servicio, en vez de enviarnos el archivo, ¿porque mejor no lo compartimos? De esa manera ambos tenemos acceso a la ultima versión del mismo archivo. Cualquiera de los tres servicios nombrados arriba ofrece esa posibilidad. Box tiene una ventaja adicional en términos de seguridad, si hablamos de compartir archivos entre varias personas, Box mantiene un registro detallado de quienes modificaron el archivo y cuando lo hicieron. de forma que es posible notificar a los demás usuarios si alguien hizo un cambio, y si el archivo está disponible para su uso.

Llevemos este asunto al extremo. Supongamos que tanto ud. como yo queremos trabajar y editar el mismo archivo al mismo tiempo, viendo los cambios en tiempo real. Google Docs ofrece esta posibilidad, aunque lo hace en un formato diferente al de Microsoft Office. Los bloggeros de Techcetera usamos esta tecnología para llevar actas de nuestras reuniones que revisamos y aprobamos en linea.

Ahora bien, todo esto suena muy complicado, si tan solo quiero compartir un archivo con mi vecino de puesto. Normalmente estaríamos buscando una USB para pasar el archivo. Apple ofrece una utilidad que se llama AirDrop, mediante la cual es sencillísimo enviar un archivo entre dos computadores apple que esten en la misma red. Solo hay que llevar el archivo al icono de Airdrop y listo, aparece en el computador de su vecino. No conozco una solución como esta en Windows, si conoce una le agradezco que nos la comparta.

Hemos nombrado varias maneras de compartir archivos y trabajar de una manera mas eficiente. ¿Tiene una diferente? ¡Compartala con nosotros en Facebook o Twitter!