Tres tecnologías que deberían ser regulares en el mundo empresarial

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En algún momento de la reciente historia de la tecnología las riendas de los grandes avances pasaron del mundo empresarial al mundo del consumo. Esto no era así hace menos de una década. Lo lógico era que un producto se adoptara primero en el mundo empresarial y luego llegara a manos de los usuarios en el mercado del consumo. Ese es el gran cambio que vive en carne propia Blackberry, quienes en su momento dominaron el mercado empresarial primero y luego fueron bajando en su cadena de valor hacia el mercado de consumo. No contaban con que algunas tecnologías venían en dirección contraria y que se quedarían con apenas un nicho de mercado muy específico: los usuarios empresariales preocupados por la seguridad.

Aunque empezamos a encontrar un movimiento que intenta alterar el mercado empresarial con aplicaciones mas livianas y especializadas, la realidad es que estamos en una era de oro para las aplicaciones de consumo. A continuación quisiera enumerar y analizar tres tecnologías ubicuas en el mundo de la tecnología de consumo que deberían haber hacer parte de los flujos de trabajo del mundo empresarial desde hace tiempo, pero por una razón u otra aún no lo son. No hablo de tecnologías que no existen, hablo justamente de tecnologías que existen, funcionan perfectamente, pero no son ampliamente utilizadas por los usuarios del mundo empresarial.

1. Almacenamiento transparente: Un diálogo muy común en una oficina gira alrededor de cómo enviar un archivo de un computador a otro para continuar con la cadena productiva. Generalmente la solución gira alrededor de la conveniencia de enviar un archivo por correo electrónico. Los problemas de esta aproximación son evidentes. ¿Cuántas veces terminó ud. trabajando en la versión no final de un archivo, para luego tener que repetir una gran parte de su trabajo volviendo a revisar sobre una versión que le enviaron posteriormente?

En algunas oficinas, se utiliza el “disco de la red”, de manera que los involucrados sepan donde está grabada la última versión del archivo. Pero este sistema exige que todos los usuarios se pongan de acuerdo en un sistema de organización similar. Piense en esto: para un gerente de proyecto, tiene sentido la organización por proyectos, pero para un contador, tiene mayor lógica organizar sus archivos por clase de documento o cierre contable. Pero ambos tienen que trabajar con las mismas facturas y documentos. Generalmente, este problema termina derivando en la multiplicidad de archivos, remanente de la era de la copia de carbon y por ende una pérdida de control sobre la cadena de uso de la información, por no hablar de la sobrecarga obvia sobre los sistemas de almacenamiento empresarial.

La tecnología que soluciona este problema existe desde hace bastante tiempo, se llama enlaces simbólicos, y le puedo asegurar que está disponible en su computador, pero por alguna razón nunca se ha hecho popular. Pienso que los diseñadores de los sistemas operativos no han buscado o encontrado una manera mas amable de lograr que esta tecnología interactúe con el usuario. La realidad es que al usuario no le importa mucho en donde esté guardado el archivo físicamente, mientras lo pueda encontrar cuando lo necesite. Archivar es un procedimiento que debería ser automático, pero no lo es. Aún es necesario que el dueño del archivo decida el lugar de almacenamiento, y luego desde allí lo comparta, cuando debería ser una máquina la que decide de manera transparente, y todos los demás usuarios se enlazan con el archivo de manera transparente.

Los enlaces simbólicos, disponibles en cualquier sistema operativo, no son mas que una referencia digital al archivo original, como cuando ud. sigue un enlace a un sitio de internet. La ventaja es que en su computador aparece como un archivo mas, que ud. entre otros puede organizar en su computador en la estructura de folderes que ud. quiera. Desde este enlace puede abrir, modificar y guardar el archivo. Los demás usuarios a quienes su enlace simbólico también les apunta al mismo archivo, tendrán acceso siempre a la última versión del archivo con una sola restricción, si el archivo esta siendo editado por otro usuario tendrá que crear una copia o esperar a que el archivo sea liberado. Esto nos lleva a la segunda tecnología empresarial de nuestra lista.

2. Edición concurrente de archivos. Aún recuerdo la primera vez que usé Google Docs y descubrí que dos o mas personas podían editar el mismo archivo al mismo tiempo. Eso sucedió hace casi una década. Se trata, desde mi perspectiva, de la mejora en usabilidad mas importante desde el advenimiento del PC. Imagínese la cantidad de tiempo que uno podría ahorrase si no le toca esperar a que otra persona termine de trabajar en un archivo para que ud. pueda iniciar su trabajo. O de la capacidad de trabajar colaborativamente en un documento, sin tener que pasar por múltiples iteraciones. Ahora déjeme hacerle una pregunta simple, ¿en su oficina lo usan? ¿Cierto que no? Muchos saben que esta tecnología existe, pero muy pocos lo utilizan. La razón debería quitarle el sueño a Steve Ballmer.

La edición concurrente de archivos es posible en el mundo web, pero no reconozco (y tal vez existe) una aplicación de esta misma tecnología en el mundo cliente-servidor. Eso les deja saber que tan atrasado tecnológicamente está Microsoft con su producto empresarial estrella. Solo hasta hace poco ha venido trabajando Microsoft en una versión web de su suite de productividad. Podría ser un poco tarde, pues muchos de los flujos de trabajo se han movido fuera de Office y hacia las aplicaciones empresariales, pero la importancia de Office seguirá existiendo por mucho tiempo.

Google por su parte, se ha concentrado en tratar de romper el mercado, innovando desde el uso de un nicho muy específico de usuarios, los geeks. Cuando Google se concentre en hacer a Google Docs (y Google Drive) mas fuerte en sus capacidades, posiblemente le romperán el mercado de Microsoft. Apple prometió mostrarnos su respuesta a este mercado de aplicaciones en línea en el ultimo WWDC, pero no hablaron de edición concurrente. Si no tiene esta capacidad, su producto seguirá en el olvido. Los usuarios no solo queremos trabajar sobre nuestros archivos, queremos hacerlo de manera colaborativa y cada vez mas de una manera social, que es justamente la última de las tecnologías que quería nombrar en esta lista.

3. Colaboración Social. Si a través de Facebook, Foursquare, Instagram o Twitter me puedo enterar de las andanzas y pensamientos de mis amigos y colaboradores de trabajo, ¿por qué es tan difícil enterarme de los avances del proyecto o actividad en la que están trabajando? Desde luego, no espero que la niña de contabilidad actualice en Facebook que está procesando recibos de caja, o que el presidente de una empresa comparta sus planes estratégicos por Twitter. Pero si debería usarse una capa social empresarial, que me organice tanto mis archivos, como contactos, interacciones y aplicaciones alrededor de la meta común de una iniciativa.

Imagínese iniciar la sesión de su computador o mirar en su celular y encontrarse con un timeline (como el de Twitter o Facebook) desde donde ud. y su equipo de trabajo van compartiendo información sobre sus avances y colaborando para cumplir con el objetivo. Un vendedor podría apoyarse mejor sobre sus recursos de preventa para conocer los avances de un diseño técnico o un gerente podría coordinar mejor sus recursos al ver de una manera holística donde están concentradas en un momento dado las cargas de trabajo. Este timeline sería el lugar perfecto para tener acceso de manera transparente y a través de enlaces simbólicos a los archivos de trabajo. Que de paso podrían ser encontrados fácilmente y trabajados de manera simultánea entre varias personas.

Este es un espacio que ha visto mucho movimiento en los últimos dos años. La integración de Office con Yammer y otras herramientas va por este camino. Asana, Podio, Jive y otros startups también están atacando el espacio. Pero la adopción de la tecnología social sigue siendo muy baja en el mundo empresarial. Se trata de un cambio cultural fuerte para los empleados y dirigentes, pero es un cambio que podría traer mejoras sustanciales en eficiencia muchísimo mas allá de la automatización de procesos que sigue estando de primero en la lista de inversiones de tecnología empresarial.

Se que puede haber muchas otras tecnologías susceptibles de adoptar y usar en el mundo empresarial, además de estas tres, ¿qué otras mejoras cree que podría lograr su empresa con tecnologías existentes y usadas abiertamente entre los usuarios de consumo?