5 aplicaciones para gestionar tareas

Entre todas las aplicaciones que tengo en mis dispositivos, hay una categoría para la cual aún no he logrado encontrar la aplicacion perfecta. Se trata de la lista de tareas o to-do’s. En el mercado hay cientos de aplicaciones de este tipo. Durante los últimos 5 años he probado varias de ellas, sin lograr encontrar una específica que se acomode perfectamente a mis necesidades. El problema, desde mi perspectiva, nace del hecho de que el uso de cada aplicación está basado en una metodología diferente. No siempre la metodología se acomoda a como yo quiero usar la herramienta.

Remember the Milk

Remember The Milk es posiblemente la aplicación de recordatorios que mas he usado y la única de ellas por la cual he pagado una suscripción premium en el pasado. Su interfaz es una de las mas simples y claras entre este grupo de aplicaciones. La metodología es en esencia la de Getting Things Done, y en ese sentido permite declarar contextos, lugares y listas. Tiene un sistema de condiciones “inteligente”, mediante el cual es posible lanzar recordatorios dependiendo de una serie de criterios customizables, como la localización geográfica. Sus grandes problemas, los que me llevaron a abandonarla hace mas o menos un año, fueron la incapacidad de programar las notificaciones de acuerdo a los criterios inteligentes, la imposibilidad de delegar a otros tareas, y la sensación de que sus autores la han abandonado.

Asana

Asana es posiblemente la aplicación de gestión de tareas mejor soportada y mas avanzada del mercado. Su propósito es eliminar por completo el correo electrónico del seguimiento a las tareas cuando se traba en equipo. Y hay que decir que lo logra completamente. Su gran ventaja son sus características avanzadas, pero al mismo tiempo esa es su desventaja. Es una aplicación demasiado complicada. Personalmente la uso ocasionalmente para proyectos de trabajo en equipo que tienen alguna complejidad. Para uso personal, simplemente hay demasiada funcionalidad.

Apple Reminders

Por los últimos 6/8 meses he usado la aplicacion estándar de Apple que se llama Reminders. Su gran ventaja, recae en su simpleza y en que está integrada con todos mis dispositivos. Así, siempre tengo los recordatorios disponibles a la mano. Y la facilidad de usar Siri facilita mucho agregar tareas en el momento en que se presentan. Para mi gusto, le hacen falta un par de detalles para que sea perfecta. El primero es la posibilidad de gestionar tareas colaborativamente, como compartir una tarea con otra persona y poder hacerle seguimiento. La segunda tiene que ver con los recordatorios basados en localización geográfica, que fuera de los Estados Unidos no funcionan muy bien. El problema en realidad es que la aplicación usa Apple Maps que están muy incompletos todavía. Si usara Google Maps posiblemente mi opinión cambiaría.

Checkmark

Checkmark hace lo mismo que Apple Reminders y arregla el problema de los recordatorios basados en localización geográfica. El detalle que me parece espectacular es la posibilidad de agrupar lugares para recordar cosas. Por ejemplo, puedo hacer una lista de supermercados, y puedo hacer que el recordatorio se lance cuando estoy cerca a cualquiera de ellos. Funciona perfectamente. El problema con Checkmark es que únicamente está disponible para iPhone, lo cual hace que en algunas situaciones de uso, la data quede aislada.

¿Qué debería hacer la aplicación de recordatorios perfecta?

Creo que es una mezcla de todas las aplicaciones mencionadas. Cada una de ellas hace una parte del trabajo muy bien, pero no hay ninguna que lo haga todo bien. Quiero tener la integración de Apple Reminders con el hardware, de manera que funcione en cualquiera de mis dispositivos de manera transparente. Quiero que tenga la funcionalidad de recordatorios basados en localización como lo tiene Checkmark. También quiero los recordatorios inteligentes, bien implementados de Remember The Milk. Y finalmente quiero la funcionalidad de seguimiento a terceros que tiene Asana.

No veo a ningún desarrollador en el mercado que esté trabajando en algo de este estilo. En el entretanto seguiré usando Apple Reminders y Checkmark específicamente cuando necesito recordar algo bsado en localización.