El caso de mantener un archivo digital

Hace un par de dias recibí una llamada urgente del kinder de mi hijo. Reclamaban el pago de pensiones atrasadas. Según sus archivos, el pago estaba pendiente desde Enero. Me encontraba en ese momento fuera de mi casa y por lo tanto sin ninguna manera de acceder rapidamente a los recibos, para verificar si los pagos se habían hecho. Desde mi smartphone abrí Evernote, busqué copias de los recibos de pago y los envié de inmediato por correo al kinder. Todo se solucionó en cuestión de 5 minutos

La gran ventaja de estar conectados 24 horas al día es justamente poder acceder a nuestra información en tiempo real. Desgraciadamente a la hora de necesitar la información, las probabilidades indican que lo que ud. necesita no se encuentra disponible. Y si esta disponible, es muy complicado buscarlo y encontrarlo. En este artículo vamos a explorar algunas herramientas y consejos que le ayudarán a tener su información disponible continuamente.

El secreto está en mantener la información en el formato correcto y aprovechando las ventajas de “la nube”. Mi herramienta favorita en este espacio es Evernote. Evernote promete ayudarle a recordar y encontrar todo lo que necesite. El concepto es relativamente simple, se trata de un archivador virtual. Allí puede usted guardar notas, archivos, grabaciones, enlaces, etc.. El límite casi que es su propia imaginación. Cada cosa se puede poner en su propia carpeta y luego puede agregar tags para referenciar su contenido de manera cruzada. Evernote es aun mas poderoso cuando se usan archivos en formato PDF, pues el servicio es capaz de leer directamente de los archivos, de manera que cuando usted los busque puede encontrarlos por alguna palabra que este escrita en el mismo.



La segunda gran ventaja de Evernote es que esta disponible en prácticamente cualquier plataforma. iOS, Android, Windows, Blackberry, Mac etc.. Eso hace que sea posible encontrar su información cuando la necesita y donde la necesita. Desde allí es facil compartirla con otros via un enlace o enviándola por correo electrónico, twitter, etc… Subir la información a Evernote también es sencillo. El metodo mas simple, es crear una nota desde la aplicación, agregar anexos si así lo desea, y listo. Mi manera favorita de agregar información es via email. Evernote me asignó una cuenta de correo única, cuando quiero archivar alguna información, simplemente copio a mi dirección de Evernote y listo. También hay disponibles varias aplicaciones que se integran directamente con Evernote y hacen aun más sencillo el proceso. Evernote es una aplicación gratuita, y tiene una versión premium (recomendada) pagada que permite guardar información localmente en su dispositivo.

Si una aplicación como Evernote no se acomoda a sus necesidades, puede usar otras no tan sofisticadas. DropBox y SugarSync se vienen de inmediato a la mente. Se trata de aplicaciones que son una extensión de su disco duro, y sincronizan automáticamente archivos para hacerlos disponibles en la nube. La organización queda por su cuenta, y la usabilidad no es la mejor, pero funcionan muy bien. Yo uso la combinación de varios servicios, he descubierto que DropBox es mas apropiado cuando se trata de archivos de Excel o Word, aunque Evernote en su versión premium también los soporta.

Esta ultima afirmación me lleva a hablar un poco acerca de los formatos. El ideal es tener todos los archivos en algún formato universal, de manera que cuando necesite su información, no sea necesario convertirla. Las versiones de Microsoft Office, Word, PowerPoint y Excel son ubicuas y prácticamente cualquier persona puede leer este tipo de archivos. Yo soy adicto a los archivos PDF, mi gran preocupación es el versionamiento, el PDF no es modificable (al menos no de manera simple) así que es perfecto para enviar documentos para lectura y consulta.

¿Conoce otras formas de guardar archivos en linea? Haga sus comentarios!