Cuando de aplicar políticas de control en la entrega y/o expedición de documentos, se hace difícil entender quién y como idearon tales procesos.
Como regla general, todo proceso debe contar con un sistema de auditoria y control que permita dar tranquilidad a quién ejecute este y dar seguimiento al flujo durante y después de su ejecución. Para eso señores, existen sistemas que permiten tener control sobre los flujos de negocio en todo momento.
La inexistencia de estos sistemas hace que las compañías trabajen y actúen bajo un criterio de desconfianza frente a sus clientes y empleados.
Justamente hace unos días tuve la oportunidad de experimentar esto en carne propia, cuando decidí realizar la compra de unos Tíquetes para unos eventos a través de la página de Internet de Colboletos.
Al realizar la compra (dos compras por separado) recibí en la portería de mi oficina en sobre cerrado dos de estas boletas, sin embargo las dos restantes debía acercarme a un punto de venta y reclamarlas, situación que me sorprendió pues no recuerdo haber visto que debía hacerlo; al margen de esto – no generare polémica, – pero admito que si me causó sorpresa cuando al momento de llegar al punto de Colboletos y mostrar el email a través de mi teléfono y identificarme con mi cédula original, la persona quién me atendió me solicito el email impreso y fotocopia de mi cédula para dar entrega a dichas boletas. Luego de varios minutos de discusión y no entender el motivo, al cual no tuve mas remedio que atender a su exigencia para que me fueran entregadas las boletas.
Ese mismo día decidí leer el detalle del correo de confirmación que se recibe luego de la compra y veo que existe un texto en rojo en español que dice ESPAÑOL (SIC)
ESPAÑOL
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EL COMPRADOR acepta que: para la entrega de sus boletos en cualquiera de sus medios o metodos de entrega (domicilios reginal/nacional o retiro en punto de venta/taquilla), debe presentarse el comprador titular, con su documento de identificación original, fotocopia de su documento de identificación, la impresión del correo correspondiente a su compra enviado por COLBOLETOS del mail [email protected] y la tarjeta original o recibo bancario con el cual segistro la compra; la no presentación o ausencia de alguno de estos requisitos es responsabilidad del comprador, COLBOLETOS puede proceder a la no emisión de estos boletos por la falta o ausencia de alguno de los requisitos.
Surgen varias inconsistencias, primero cuando la entrega es en la portería solo hay una firma de recibido de un portero, pues nunca preguntan por el quién compro las boletas y mostrar alguna evidencia que la persona que compro en efecto viva en esa dirección. Sin embargo, al ir en persona con cédula original a reclamar unas boletas, si piden fotocopia del email, fotocopia de la cédula. Además que el mensaje en su frase final lo deja como optativo y no como condición de entrega, tal y como dice en su frase final (SIC) :
“…la no presentación o ausencia de alguno de estos requisitos es responsabilidad del comprador, COLBOLETOS puede proceder a la no emisión de estos boletos por la falta o ausencia de alguno de los requisitos.”
La realidad es que noto cierta ironía en el proceso… por esto me pregunto, no seria mejor contar con un mecanismo electrónico para registrar las firmas de quién recibe en el punto de venta, ciertamente las impresoras que deben hacer uso son impresoras de alto rango pues deben brindar altos niveles de seguridad para evitar el plagio en la impresión, sumar un dispositivo de firma electrónico en punto de venta es algo mas sencillo de lo que parece, menos tortuoso y mas transparente para el cliente. La facilidad en la adopción de un sistema de este no es tan compleja como parece, pero si resolvería aquello de lo que típicamente suelo recriminar y es el uso intensivo del papel como elemento de control.
Es claro, que ante la adopción de estas prácticas, existe una necesidad de re-diseñar y optimizar procesos obsoletos que se han quedado en el siglo pasado, cuando el papel lo era todo. Llegará el día en que finalmente podremos ver procesos fluidos que realmente se adapten haciendo uso de las nuevas tecnologías y por supuesto un proceso de expedición de boletas debería incluso cambiar a tal punto que en lugar de tener boletas físicas, contemos con boletas digitales que sean leídas a través de códigos BIDI, quizás para Colombia, esto es mucho pedir en estos momentos.
Con Verifíquese Cédula, puedes validar la cédula en línea y verificar si compró o no con la cédula usando la lectura del código de barras ubicado en la parte posterior de la cédula.
En efecto existen miles de formas para validar la autenticidad de un documento de identidad, lamentablemente hay costos asociados a estas consultas, costos que no asumen los dueños de estas grandes plataformas y mas aún no están disponibles para empresas del sector privado. Tales acuerdo los manejan solo tres empresas muy grandes en el país que están autorizados para ofrecer esta validación bio-metrica a entidades del estado.