No mas Notarías!

Siendo este el generador número uno de resmas, y resmas de papel, cómo es posible seguir trabajando sin evolucionar a pesar de los intentos del Gobierno de legislar en pro de la modernización de esos procesos ortodoxos y poco eficientes mediante la famosa Ley Antitrámites (Decreto Ley 1439 /2012), que por cierto todos se la pasan por la galleta; Gobierno y Privados hacen caso omiso a dicha norma Nacional en todo sentido.

Para iniciar, los notarios podrían hacer su vida mas fácil, amena y eficiente mediante la adopción de mecanismos de generación electrónica de documentos, tan sencillo como trabajar con plantillas y actualizar según el trámite los datos y detalles de los involucrados.

Hoy por hoy, cuando desde la década de los 90 la Cámara de Comercio decidió monopolizar la venta y expedición de los certificados digitales (a mi manera de ver se daño por completo el mercado, pues hoy en Colombia es uno de los paises donde es mas costoso una firma digital), estos mismos se consiguen por centavos por fuera de nuestro pais; en Colombia pagamos algo mas de U$100 por cada uno. Lo cierto es que si fuese a modelar lo que un notario hace en su cotidianidad como lo es elaborar documentos, poner un sello y firmar; quizás suena muy mecánico, pero realmente el proceso de firma y sello es en su mayoria el pareto entre sus funciones, sea este el caso adoptar un sistema no es complejo, realmente se requiere solo voluntad.

Ir a la notaria es una tortura, no sólo porque hay que hacer fila y ver como tristemente usan el papel, los sellos y la firma a puño y letra como mecanismos autenticación, cuando existe una ley que obliga a estas entidades a modernizar sus procesos, en las que el sello se elimina por completo y la huella deja de ser un elemento indispensable en los trámites. Modernizar es una palabra que no le gusta a muchos, especialmente para quienes llevan años ocupando puestos de esta naturaleza. 

En que consiste en modernizar estos castillos de papel? Que tal implementar un administrador de procesos (BPM)? aquel que permite crear un flujo electrónico el cual a su vez ayudará a diligenciar plantillas pre-establecidas, se puede incluir un certificado digital, proteger el dominio o dirección web donde se realiza cada trámite mediante protocolos SSH, en fin, no es necesario entrar en detalles técnicos para entender que evolucionar y/o modernizar los procesos basta con la adopción de un sistema que sea capaz de modelar este, que identifique unas plantillas, una forma de captura y quizás integrarse con sistemas – que por cierto muy prácticos – como Docusign el cual permite firmar documentos digitalmente en un abrir y cerrar de ojos, lo cual es distinto a la firma electrónica para quiénes a veces se enredan en terminologías.

Esta solución  no sólo permitirá al Notario hacer su trabajo con tranquilidad y seguridad y garantizar que lo que firma es en realidad auténtico, sin que alteren su contenido una vez firmado, sino que facilitaría la gestión documental y archivo.
Por otro lado, compartir la información entre usuarios sería mas sencillo pues bastaría con dar privilegios de lectura a quiénes lo requieran, de la misma forma crear un entorno colaborativo entre instituciones con el fin de automatizar procesos que dependan de los que se deben surtir aún en las notarias.

Falta aún mucho recorrido en materia de usar apropiadamente la tecnologia, las notarias son apenas unos de los muchos que le dan la espalda a la modernización, dejando sus procesos en el olvido por que todo parece funcionar bien, o mejor aun, porque siempre lo han hecho asi.

No es de extrañarse que en un par de años  se extingan las notarias pues no generan valor alguno.