El trabajo puede ser aburrido y abrumador. Sin embargo, una aplicación de gestión de proyectos le puede ayudar a manejar con más eficiencia sus tareas y a coordinar su talento. Hay numerosas plataformas enfocadas en la gestión de proyectos, pero una de ellas llamó mi atención en los últimos días: Workep.

Varios aspectos me gustaron de Workep. El primero es que su diseño es amigable. El equipo desarrollador se inspiró en la estética de diseño de Google, Material Design. El resultado es un sistema simple y minimalista. Navegar la herramienta es un placer visual. La segunda es que integra las aplicaciones de Google orientadas al trabajo en un solo lugar. 


Para empezar a usarla, solo haga clic en el botón de registro y acceda con su cuenta de gmail. Le pedirá algunos permisos. No tema, su privacidad no estará comprometida. 

Workep le permite, por ejemplo, crear una tarea y que esta se sincronice, de forma automática, con el calendario de Google. Si inicia un proyecto, se generará una carpeta compartida de Google Drive donde los demás integrantes del equipo podrán ver los archivos que conforman la iniciativa. Por cada tarea, puede crear un documento de Google o una hoja de cálculo.

Workep facilita, por lo tanto, el trabajo colaborativo a través de internet. ¿Quiere crear un documento en equipo? Con Google Docs podrá hacerlo. Todo el sistema se basa en la nube y hacerle seguimiento a las tareas asignadas no toma más de unos clics. El sistema incorpora un rastreador de tiempo (o time tracker) que permite contar cuántos minutos tomó completar las asignaciones.

El hecho de que funcione a través de la plataforma de Google permite que cualquier empleado, sin importar dónde se encuentre, pueda colaborar con los proyectos sin tener que acudir a otras herramientas externas y sin complicarse la existencia.

Su integración con Google Apps es solo una parte de la magia. Para los equipos más especializados, hay un recurso incluso más impresionante: el diagrama de Gantt. Esta es una de las pocas aplicaciones que he probado que lo genera de forma automática.

Con solo crear los proyectos, tareas y subtareas, se va dibujando un gráfico que muestra con precisión los flujos de trabajo (exhibe de forma visual quién está haciendo qué, qué días y cuánto tiempo le está tomando). También puede establecer dependencias (tareas que dependan de otras tareas) o incrementar o reducir el tamaño de las tareas existentes con solo arrastras y soltar. 

Lo que más me gustó es que Workep toma todos los datos del proyecto y genera una detallada hoja de cálculo donde puede ver si las personas asignadas a cada tarea han cumplido con su labor. Es decir, crea el reporte por usted.



Es cierto, Workep todavía no es una herramienta tan potente como, por ejemplo, Microsoft Project, pero se siente un esfuerzo por ofrecer una experiencia de uso simple, idónea para empresas o equipos de trabajo que no buscan complicarse demasiado para ser más productivos. 

¿Cómo le permite ahorrar dinero? Por un lado, Workep es ideal para empezar a detectar qué áreas deben ser más productivas. Por otro, su integración con Google Apps le podría permitir ahorrarse un dinero en costosas suites de oficina como Microsoft Office. 

En su última versión, Workep ya está en ocho idiomas: español, inglés, catalán, francés, italiano, alemán, georgiano y portugués. Uno de sus pocos puntos débiles es que todavía no permite asignar demasiados roles. Solo existe la opción de crear “miembros” y “administradores”. 

Dentro de cada tareas, puede escribir comentarios y hacer menciones, al estilo de Twitter, con un @. Es un detalle menor, pero se agradece.

De momento, Workep es gratuita y la puede encontrar en Google Suite. Muy pronto tendrá una versión Premium que costará 5 dólares mensuales por usuario. Por ahora, Workep no dispone de aplicaciones móviles nativas, pero el diseño se adapta bastante bien a cualquier tamaño de pantalla.

ÉDGAR MEDINA
TECHcetera.co

Edgar Medina

About Edgar Medina

Empecé a programar páginas web cuando todavía no existían ni Facebook ni Youtube. Alcancé a ver a Napster con vida y mi pasatiempo era hackear sitios web de Pokémon cuando era adolescente. Uno de los momentos más gloriosos de mi vida fue cuando logré asesinar a Hitler en Wolfenstein 3D. Mi pasión por la tecnología se conjuga con mi amor por las letras y por el mundo digital. He escrito para La República, Semana, El Tiempo, Portafolio y la revista Donjuán. Ahora soy el editor web de TECHcetera y trabajo como director de marketing para Workep, un emprendimiento colombiano.

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